Rechnungen für Influencer 2026: Dein Guide für die E-Rechnung

Du liebst es, Content zu kreieren, Communitys aufzubauen und kreativ zu sein. Was Du vermutlich weniger liebst: Papierkram, Steuern und Buchhaltung. Da geht es Dir wie fast allen Creatorn, Streamern und Influencern.

Doch das Jahr 2026 bringt eine Veränderung mit sich, die Du nicht ignorieren kannst (siehe auch: Was sich 2026 für Selbstständige ändert). Das Thema “E-Rechnung” ist endgültig im Alltag angekommen. Was letztes Jahr (2025) noch als großes Schreckgespenst durch die Medien geisterte und für viele noch eine “Übergangsphase” war, ist jetzt der neue Standard im B2B-Geschäft.

Vielleicht hast Du schon Post von Agenturen bekommen, die “ZUGFeRD”-Dateien fordern, oder Deine Buchhaltungs-App nervt Dich mit Updates. Vielleicht fragst Du Dich aber auch einfach nur: „Kann ich nicht einfach weiter meine PDFs schreiben wie bisher?“

In diesem Guide für 2026 klären wir auf. Wir zeigen Dir, warum die klassische PDF-Rechnung oft nicht mehr reicht, was Du tun musst, um rechtssicher bezahlt zu werden, und wie Du das Ganze komplett kostenlos und stressfrei löst. Keine Sorge: Es ist weniger kompliziert, als es klingt.

Rechnung schreiben 2026 – Was hat sich geändert?

Um zu verstehen, wo wir heute stehen, lohnt sich ein kurzer Blick zurück. Der 1. Januar 2025 war der Stichtag, der die deutsche Buchhaltungswelt auf den Kopf gestellt hat. Seit diesem Tag gilt die E-Rechnungspflicht für den Empfang von Rechnungen im B2B-Bereich (Business-to-Business).

Das bedeutet: Wenn Du als Influencer (Unternehmer) etwas für Dein Business kaufst – sei es eine neue Kamera, ein Ringlicht oder das Abo für Dein Schnittprogramm – muss der Händler Dir theoretisch eine E-Rechnung schicken können, und Du musst sie annehmen können. (Wie das genau geht, liest Du in unserem Artikel XML-Rechnungen visualisieren).

Der Status Quo 2026

Jetzt, ein Jahr später, zieht die Schraube an. Für das Versenden von Rechnungen liefen im Jahr 2025 noch großzügige Übergangsfristen. Viele haben das Thema deshalb vor sich hergeschoben.

Doch 2026 wird die Luft dünner:

• Der Empfang ist Pflicht: Du darfst E-Rechnungen (XML-Dateien) von Deinen Geschäftspartnern (z.B. Werbepartnern, die Dir Equipment stellen und in Rechnung stellen, oder Dienstleistern) nicht ablehnen.
• Das Senden wird Standard: Zwar gibt es für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro noch eine Gnadenfrist bis Ende 2027, in der sie theoretisch noch “normale” Rechnungen schreiben dürften. Aber: Die Realität im Markt sieht anders aus.

Große Agenturen, Brands und Netzwerke haben ihre Prozesse längst umgestellt. Sie wollen automatisierte E-Rechnungen, weil diese automatisch verbucht werden können. Wer 2026 noch mit einer handgebastelten Word-Datei um die Ecke kommt, wirkt nicht nur unprofessionell, sondern sorgt beim Auftraggeber für manuellen Mehraufwand. Im schlimmsten Fall wartest Du dadurch länger auf Dein Geld, weil Deine “Sonderlocke” erst händisch bearbeitet werden muss.

Was ist eigentlich eine E-Rechnung?

Hier gibt es immer noch die größten Missverständnisse. Räumen wir damit auf.

Eine E-Rechnung ist nach der neuen Definition kein einfaches Bild oder PDF mehr. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz in einem Format, das Maschinen lesen können (meistens XML).

Stell Dir vor:

• Normale PDF: Ein digitales Blatt Papier. Ein Computer sieht nur “Bildpunkte”. Er weiß nicht, was der Nettobetrag und was die Steuer ist, es sei denn, eine KI rät es oder Prozesse wie Bilderkennung wird genutzt.
• E-Rechnung (XML): Ein Datensatz, der sagt: <Betrag>100.00</Betrag>. Der Computer weiß zu 100%, was Sache ist. Keine Fehler, kein Abtippen.

Die zwei Formate, die Du kennen musst

1. XRechnung: Das ist pures XML. Für Dich als Mensch unlesbar (sieht aus wie Matrix-Code). Das wird oft von Behörden gefordert.

2. ZUGFeRD: Das ist der “Goldstandard” für Dich. Es ist eine hybride Rechnung.
   • Du siehst ein ganz normales PDF, das Du lesen und ausdrucken kannst.
   • Aber: In diesem PDF “versteckt” sich unsichtbar der XML-Datensatz.

Warum ZUGFeRD Dein bester Freund ist: Du kannst die Datei wie gewohnt per E-Mail an Deine Agentur schicken. Der Buchhalter dort freut sich, weil seine Software die XML-Daten automatisch ausliest. Und Du freust Dich, weil Du eine lesbare Datei für Deine Ablage hast. Win-Win.

Warum Dich das als Influencer betrifft

Viele Influencer sehen sich primär als Künstler oder Entertainer. Aber vor dem Finanzamt bist Du ein Unternehmer.

Sobald Du Einnahmen erzielst – sei es durch Brand Deals, Affiliate Links oder Werbeeinnahmen (AdSense/Twitch) – nimmst Du am Wirtschaftsverkehr teil. Und wenn Deine Partner (Brands, Agenturen) ebenfalls Unternehmen sind, dann betreibst Du B2B-Geschäft (Business-to-Business).

Das unterscheidet Dich vom privaten eBay-Verkäufer. Für B2B gelten die strengen GoBD-Regeln und eben jetzt die E-Rechnungspflicht.

“Aber ich bin doch Kleinunternehmer!”

Das ist ein häufiges Argument. “Ich nutze die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG), ich muss doch gar keine Umsatzsteuer ausweisen. Betrifft mich das dann überhaupt?”

Die Antwort für 2026:

1. Empfang: Ja! Auch als Kleinunternehmer musst Du E-Rechnungen empfangen und archivieren können.
2. Versand: Hier hast Du (noch) Glück. Für Kleinunternehmer gibt es eine unbefristete Ausnahme bei der Ausstellung von E-Rechnungen. Du bist gesetzlich nicht verpflichtet, E-Rechnungen zu schreiben.

ABER: Nur weil Du nicht musst, heißt das nicht, dass Du nicht solltest. Wie oben erwähnt: Viele Auftraggeber bestehen mittlerweile darauf. Es macht keinen Sinn, sich dagegen zu wehren. Mit modernen Tools ist eine E-Rechnung sogar schneller erstellt als ein Word-Dokument. Warum also “altmodisch” bleiben?

So schreibst Du 2026 eine korrekte Rechnung

Damit Deine Rechnung vom Finanzamt akzeptiert wird (und die Agentur sie ohne Rückfragen bezahlt), müssen bestimmte Pflichtangaben drauf. Hier ist Deine Checkliste für 2026.

Die Basics (müssen immer drauf)

Die Regeln der GoBD und die Norm EN 16931 sind dafür ausschlaggebend was auf deiner Rechnung stehen sollte. In unserem Artikel GoBD konforme Rechnung erstellen haben wir eine detaillierte Checkliste für die Rechnungskonstruktion, die auch für deine Rechnungen als Influencer passen. Hier aber eine kleine Übersicht:

• Dein Name & Anschrift: Dein vollständiger Name und die Adresse Deines Unternehmens (Vorsicht: Impressumsservice-Adressen müssen “ladungsfähig” sein).
• Name & Anschrift des Empfängers: Die genaue Firmierung der Agentur oder Brand (GmbH, AG, etc. nicht vergessen!).
• Steuernummer: Deine Steuernummer (oder USt-IdNr.). Ohne die geht gar nichts.
• Ausstellungsdatum: Wann hast Du die Rechnung geschrieben?
• Rechnungsnummer: Eine einmalige (!) Nummer. Tipp: Mach es systematisch, z.B. 2026-001, 2026-002.
• Leistungszeitraum: Wann hast Du den Content gepostet oder erstellt? (z.B. “Leistungszeitraum: Januar 2026”).
• Leistungsbeschreibung: Was genau hast Du gemacht? “Social Media Dienstleistung” ist oft zu vage. Besser: “Erstellung und Veröffentlichung von 1x Instagram Reel und 3x Story für Kampagne XY”.

Das Thema Geld & Steuer

Hier musst Du unterscheiden:

Fall A: Du bist umsatzsteuerpflichtig (Regelbesteuerung)

• Nettobetrag (Honoraro)
• Steuersatz (meist 19%)
• Steuerbetrag (konkret ausgerechnet)
• Bruttobetrag (Summe)

Fall B: Du bist Kleinunternehmer

• Rechnungsbetrag (Endsumme)
• Kein Ausweis von Umsatzsteuer! (Ganz wichtig, sonst schuldest Du sie dem Finanzamt, auch wenn Du sie nicht hättest abführen müssen).
• Pflicht-Hinweis: Du musst auf § 19 UStG hinweisen. Z.B.: “Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.”

Rechnung schreiben leicht gemacht (Kostenlos & Sicher)

Früher hast Du Dir vielleicht eine Vorlage in Word oder Excel gebastelt. Das Problem dabei:

1. Es ist fehleranfällig (Formel falsch kopiert?).
2. Es sieht oft “gebastelt” aus.
3. Es erzeugt kein ZUGFeRD-XML, sondern nur ein dummes PDF.

Für 2026 brauchst Du eine Lösung, die Dir diese Arbeit abnimmt. Und nein, Du musst dafür kein teures Abo bei Lexoffice oder SevDesk abschließen, wenn Du nur 2-3 Rechnungen im Monat schreibst.

Genau dafür haben wir kostenlose-erechnung.de gebaut.

Anleitung: In 3 Schritten zur Rechnung

Du brauchst keine Installation und keinen Account. Es funktioniert direkt im Browser (auch auf dem iPad oder Laptop im Café).

Schritt 1: Seite öffnen Gehe auf kostenlose-erechnung.de/erstellen. Du siehst sofort die Eingabemaske.

Schritt 2: Daten eingeben Fülle die Felder aus.

• Absender: Deine Daten.
• Empfänger: Die Daten der Brand/Agentur.
• Positionen: Hier trägst Du Deine “Gage” ein. Das Tool rechnet automatisch zusammen.
  • Bist Du Kleinunternehmer? Setze einfach den Haken bei “Kleinunternehmer”, und das Tool entfernt die Steuer und fügt den Pflichtsatz automatisch hinzu.

Schritt 3: Herunterladen Klicke auf “Rechnung erstellen”. Zack – Du bekommst eine fertige PDF-Datei. Das Geniale: Diese PDF sieht gut aus UND enthält im Bauch die unsichtbaren XML-Daten für das Finanzamt.

Einfacher geht es nicht. Du schickst diese Datei per Mail an Deinen Auftraggeber, und Du bist fertig.

Deine Vorteile mit unserem Tool

Vielleicht fragst Du Dich: “Ist das wirklich kostenlos? Wo ist der Haken?” Es gibt keinen. Wir glauben, dass einfache Bürokratie ein Grundrecht sein sollte. Wir finanzieren uns über optionale Premium-Features für Power-User, aber der Kern – das Schreiben von Rechnungen – bleibt frei.

Besonders der Punkt Sicherheit ist uns wichtig. Viele kostenlose Tools im Netz laden Deine Daten auf ihre Server hoch. Unser Generator arbeitet lokal in Deinem Browser. Das bedeutet: Niemand außer Dir sieht, welche Gagen Du von welcher Brand bekommst. Das geht niemanden etwas an.

Fazit: Mach es gleich richtig

Das Jahr 2026 ist nicht das Jahr für halbe Sachen. Die E-Rechnung ist da, um zu bleiben. Als Influencer und Content Creator bist Du ein Profi. Dein Content ist High-Quality, Deine Community Management ist on point. Warum sollte Deine Buchhaltung aussehen wie von 1990?

Nutze die neuen Standards zu Deinem Vorteil:

1. Spare Zeit: Keine Formatierungskämpfe in Word mehr.
2. Wirke professionell: Eine korrekte ZUGFeRD-Rechnung signalisiert der Agentur: “Ich habe mein Business im Griff.”
3. Vermeide Ärger: Mit korrekten Pflichtangaben und Formaten gibt es keine Rückfragen und Verzögerungen bei der Auszahlung.

Probier es doch einfach beim nächsten Deal aus. Es kostet Dich nichts, außer 2 Minuten Deiner Zeit.