GoBD konforme Rechnung erstellen: Die umfassende Anleitung für Selbstständige (Stand 2026)

Wir sind im Jahr 2026. Das erste Jahr der E-Rechnungspflicht liegt hinter uns, und für Selbstständige und Unternehmer in Deutschland hat sich steuerrechtlich einiges eingespielt. Bist du gerade dabei, dein Business zu starten? Oder schreibst du schon länger Rechnungen, hast aber immer dieses unterschwellige Gefühl: “Hoffentlich ist das alles so richtig, was wir hier machen?”

Vielleicht hat dich dein Steuerberater schon hektisch auf die E-Rechnungspflicht hingewiesen, die seit Januar 2025 gilt, oder du hast Schauergeschichten über Betriebsprüfungen gehört, bei denen das Finanzamt wegen formeller Fehler ganze Buchführungen verworfen hat.

Die gute Nachricht vorweg: Es ist gar nicht so kompliziert, wie es auf den ersten Blick scheint. Wenn man die Grundregeln einmal verstanden hat, ist das Schreiben einer GoBD-konformen Rechnung keine Raketenwissenschaft.

In diesem ausführlichen Guide nehmen wir dich an die Hand. Wir klären alle Begriffe, schauen uns die Fallstricke an (besonders die “Excel-Falle”) und wir zeigen dir, wie du das Problem kostenlos, sicher und ohne Installation löst – mit unserem Tool kostenlose-erechnung.de, aber auch mit einem fairen Blick auf andere Lösungen am Markt.

Legen wir los!

Teil 1: Was bedeutet eigentlich “GoBD” und warum ist es so wichtig?

“GoBD” ist eines dieser deutschen Bürokratie-Ungetüme. Ausgeschrieben bedeutet es: “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”.

Klingt trocken, ist aber das Fundament deiner digitalen Buchhaltung. Sobald du einen Computer nutzt, um Rechnungen zu schreiben oder deine Einnahmen zu erfassen, gelten diese Regeln. Das Finanzamt will damit sicherstellen, dass wir Unternehmer nicht tricksen, indem wir nachträglich Umsätze löschen oder Daten manipulieren.

Die wichtigsten Prinzipien der GoBD

Um “GoBD-konform” zu arbeiten, musst du folgende Grundsätze einhalten. Verstößt du dagegen, darf der Prüfer deine Buchführung anzweifeln und deine Umsätze “schätzen” – und das fällt fast immer zu deinen Ungunsten aus.

1. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

Ein sachverständiger Dritter (z.B. der Prüfer) muss sich in angemessener Zeit einen Überblick über deine Geschäftsvorfälle verschaffen können. Jede Buchung braucht einen Beleg. Kein Beleg, keine Buchung.

2. Vollständigkeit und Richtigkeit

Du musst alle Einnahmen erfassen. Nicht nur die, die auf dem Konto landen, sondern auch die Barzahlungen. Und natürlich müssen die Angaben auf der Rechnung stimmen (richtiger Steuersatz, richtige Adressen).

3. Zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung

Das Finanzamt mag es nicht, wenn du deine Rechnungen erst drei Monate später schreibst oder erfasst.

• Bareinnahmen: Müssen täglich aufgezeichnet werden.
• Unbare Vorfälle (Rechnungen): Sollten innerhalb von 10 Tagen, spätestens bis zum Ablauf des Folgemonats, erfasst sein.

4. Ordnung

Deine Unterlagen müssen systematisch abgelegt sein. Ein riesiger “Schuhkarton” (oder digital: ein Ordner “Müllhalde” auf dem Desktop mit 500 unsortierten PDFs) reicht nicht.

5. Unveränderbarkeit (Der wichtigste Punkt!)

Das ist der Knackpunkt für die meisten Selbstständigen: Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Wenn du eine Rechnung schreibst, sie verschickst und später einen Fehler bemerkst, darfst du die Datei nicht einfach öffnen, ändern und speichern. Du musst eine Stornorechnung schreiben und eine neue Rechnung erstellen. Der ursprüngliche Zustand muss erhalten bleiben.

Teil 2: Die Situation 2026 – Die E-Rechnung ist da

Seit dem 1. Januar 2025 hat sich die Rechnungslandschaft in Deutschland grundlegend gewandelt. Das “Wachstumschancengesetz” hat die elektronische Rechnung (E-Rechnung) im B2B-Bereich (Geschäft zwischen zwei Unternehmen) zur Pflicht gemacht.

PDF war gestern: Was ist eine E-Rechnung?

Viele denken: “Ich schicke doch schon E-Rechnungen, ich maile ein PDF!” Falsch. Laut Gesetz ist eine E-Rechnung ein Datensatz in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format. Ein PDF ist für einen Computer nur ein “dummes Bild”. Er kann zwar Text erkennen, aber er weiß nicht sicher, was davon die Rechnungsnummer und was der Betrag ist.

Echte E-Rechnungen sind Formate wie:

• XRechnung: Ein reiner XML-Datensatz. Kann man als Mensch kaum lesen, ist aber der Standard für Behörden.
• ZUGFeRD (ab 2.x): Das smarte Hybrid-Format. Es ist eine PDF-Datei, in die unsichtbar ein XML-Datensatz eingebettet ist. Der Mensch liest das PDF, die Software des Steuerberaters liest das XML.

Wer muss was tun?

• Empfang: Seit dem 01.01.2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu archivieren. Wenn dir ein Lieferant eine XRechnung schickt, darfst du sie nicht ablehnen.
• Versand: Hier befinden wir uns aktuell (2026) noch in einer Übergangsphase.
  • Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen (mit Zustimmung des Empfängers) noch “sonstige Rechnungen” (Papier, PDF) versenden.
  • Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 € haben sogar noch etwas länger Zeit (bis Ende 2027), bevor sie zwingend auf E-Rechnungen umstellen müssen.

Aber Achtung: Auch wenn du vielleicht noch PDFs verschicken darfst, erwarten immer mehr Kunden echte E-Rechnungen, weil sie ihre Prozesse automatisieren. Es lohnt sich also nicht, bis zum letzten Tag zu warten.

Teil 3: Die Pflichtangaben auf deiner Rechnung

Damit eine Rechnung vom Finanzamt anerkannt wird (und dein Kunde die Vorsteuer ziehen kann), müssen bestimmte Angaben zwingend enthalten sein (§ 14 Abs. 4 UStG). Fehlt etwas, ist die Rechnung formell falsch.

Hier ist deine Checkliste zum Abhaken:

1. Vollständiger Name und Anschrift des Leistenden (Du): Dein Firmenname, Rechtsform (bei GmbH/UG), Adresse.
2. Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers (Kunde): Achte auf die korrekte Firmierung!
3. Steuernummer oder USt-IdNr.: Deine Identifikationsnummer. Im B2B-Bereich und beim EU-Handel ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) oft besser und datenschutzfreundlicher als die persönliche Steuernummer.
4. Ausstellungsdatum: Wann hast du die Rechnung geschrieben?
5. Fortlaufende Rechnungsnummer: Diese Nummer muss einmalig sein. Du darfst keine Nummer doppelt vergeben. Sie muss nicht bei 1 beginnen (du kannst auch mit 2025-001 starten), aber sie muss einem logischen System folgen.
6. Menge und Art der Lieferung / Umfang der Leistung: “Beratung” ist zu wenig. Schreib “Beratung Webdesign, 4 Stunden” oder “5x Bürostuhl Modell X”. Je genauer, desto weniger Rückfragen.
7. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung: Wann hast du die Arbeit gemacht? Ein Hinweis wie “Leistungsmonat entspricht Rechnungsmonat” genügt oft, ist aber zwingend notwendig.
8. Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt: Netto-Betrag, Steuersatz (19%, 7% oder 0%) und der darauf entfallende Steuerbetrag müssen einzeln ausgewiesen sein.
9. Gutschriften: Wenn du über eine Gutschrift abrechnest, muss das Wort “Gutschrift” draufstehen.

Teil 4: Warum Word und Excel keine gute Idee sind

Vielleicht denkst du jetzt: “Okay, ich hab die Liste, ich bau mir das schnell in Word.” Das ist der Klassiker – und leider ein Minenfeld.

Erinnerst du dich an den GoBD-Grundsatz der Unveränderbarkeit? Eine Word-Datei ist per Definition veränderbar. Du speicherst sie als Rechnung_Müller.docx. Zwei Wochen später fällt dir auf, dass du dich verschrieben hast. Du öffnest die Datei, korrigierst den Fehler, speicherst erneut.

Genau das ist verboten.

Zudem: Excel und Word können von Haus aus keine validen ZUGFeRD-XML-Daten erzeugen. Du erstellst also nur “Bild-Dateien” (PDFs), bist damit nicht zukunftssicher und machst dir bei der Digitalisierung unnötig das Leben schwer.

Teil 5: Anleitung – GoBD-konform in 2 Minuten (Kostenlos)

Du brauchst eine Lösung, die:

1. Die Pflichtangaben abfragt (damit du nichts vergisst).
2. Eine saubere Nummerierung unterstützt.
3. Ein Format erstellt, das GoBD-tauglich ist.
4. Nichts kostet.

Genau dafür haben wir kostenlose-erechnung.de gebaut. Es ist die Antwort auf überladene Abo-Software.

Schritt-für-Schritt zum Ziel

Folge dieser einfachen Anleitung, um deine Rechnung zu erstellen:

Schritt 1: Umgebungs-Check Du brauchst nur einen Browser (Chrome, Firefox, Safari). Es ist keine Installation nötig. Das Tool läuft auch auf dem iPad oder Smartphone.

Schritt 2: Deine Stammdaten Trage oben links deine Daten ein.

• Tipp: Wenn du ein kostenloses Konto erstellst, werden deine Stammdaten sicher in der Cloud gespeichert. Als Gast-Nutzer (ohne Anmeldung) werden die Daten nur lokal im Browser abgelegt – wenn du deinen Browserverlauf löschst, sind sie weg. Mit einem Account bist du auf der sicheren Seite.

Schritt 3: Kundendaten Rechts kommen die Daten deines Kunden hin. Achte auf die exakte Firmierung (z.B. “XY GmbH” statt nur “Firma XY”).

Schritt 4: Die Details Wähle ein Rechnungsdatum und eine Rechnungsnummer.

• Wichtig: Wenn deine letzte Rechnung die Nr. 2025-010 war, muss diese hier die 2025-011 sein. Wenn du einen kostenlosen Account nutzt, zählt das Tool die Nummern automatisch hoch, sodass du keine Excel-Liste mehr pflegen musst. Als Gast musst du selbst darauf achten.

Schritt 5: Positionen Was stellst du in Rechnung? Klicke auf “Position hinzufügen”. Das Tool rechnet für dich: Menge x Preis = Gesamt. Unten kannst du den Umsatzsteuersatz wählen (z.B. 19%). Bist du Kleinunternehmer? Dann setz den Haken bei “Kleinunternehmerregelung”, und die Steuer verschwindet automatisch samt korrektem Hinweistext.

Schritt 6: Erstellen und Speichern Klicke auf den Button zum Erstellen. Du erhältst entweder eine XML oder eine PDF (ZUGFeRD-konform).

• Zukunftsmusik: Wir arbeiten daran, dass die Speicherung so wie ganze Verwaltung auch demnächst GoBD-konform ist.

Exkurs: Gibt es eine “GoBD-Zertifizierung”?

Vielleicht hast du schon mal Siegel wie “GoBD-zertifiziert” gesehen. Hier müssen wir mit einem Mythos aufräumen: Es gibt keine offizielle GoBD-Zertifizierung vom Finanzamt. Die Finanzverwaltung prüft oder zertifiziert keine Software. Solche Siegel stammen meist von privaten Wirtschaftsprüfern, die bestätigen, dass eine Software grundsätzlich geeignet ist, GoBD-konform eingesetzt zu werden. Entscheidend ist am Ende aber immer, wie du die Software nutzt. Die beste Software nützt nichts, wenn du deine Belege danach löschst oder chaotisch ablegst.

Schritt 7: Archivierung (Dein Job!) Da kostenlose-erechnung.de zwar Backups für Account-Nutzer macht, aber keine zertifizierte GoBD-Archivierung ist, liegt die Verantwortung bei dir! Auch mit einem Account dient die Cloud-Speicherung eher der Bequemlichkeit und Datensicherung, ersetzt aber nicht dein eigenes Archiv.

• Lade das PDF herunter.
• Speichere es an einem sicheren Ort (z.B. Festplatte + Backup).
• Benenne die Datei sinnvoll, z.B. 2025-12-12_RE-2025-011_KundeXY.pdf.
• Einmal verschickt, darfst du diese Datei nicht mehr ändern!

Teil 6: Archivierung und Verfahrensdokumentation

Ein GoBD-konformes Tool ist nur die halbe Miete. Die andere Hälfte ist dein Prozess.

Wie muss ich archivieren?

Du musst Rechnungen 10 Jahre lang aufbewahren. Ein simples Speichern auf der Laptop-Festplatte reicht oft nicht, wenn der Laptop kaputtgeht.

• Backup: Mach regelmäßige Backups (externe Festplatte, Cloud-Speicher).
• Originalformat: Wenn du eine E-Rechnung (XML) erhältst, musst du das XML archivieren. Ein Ausdruck auf Papier genügt nicht! Das Original ist digital, also muss das Archiv digital sein.

Die Verfahrensdokumentation

Jeder Unternehmer braucht eigentlich eine “Verfahrensdokumentation”. Darin steht, wie du Belege empfängst, prüfst, speicherst und buchst. Für Kleinunternehmer reicht oft eine sehr einfache Version. Schreib einfach mal auf einer DIN-A4-Seite nieder:

1. “Ich erstelle Rechnungen mit Tool X.”
2. “Ich speichere sie als PDF im Ordner Y.”
3. “Ich mache wöchentlich Backups auf Medium Z.” Das abzuheften kann dir bei einer Prüfung den Hintern retten, weil es zeigt, dass du dir Gedanken um Ordnung gemacht hast.

Teil 7: Vergleich – Wann lohnt sich Bezahl-Software?

Wir preisen hier unser kostenloses Tool an, weil wir glauben, dass es für viele reicht. Aber wir sind auch ehrlich: Es ist nicht für jeden die richtige Lösung.

Wann kostenlose-erechnung.de ideal für dich ist:

• Du bist Gründer, Freelancer, Handwerker oder Kleinunternehmer.
• Du schreibst weniger als ~10-20 Rechnungen im Monat.
• Du hast keine Lust auf monatliche Abo-Gebühren.
• Du willst volle Kontrolle über deine Daten (keine Cloud-Speicherung).
• Du brauchst einfach nur schnell ein korrektes Dokument.

Wann du zu Lexoffice, SevDesk oder FastBill greifen solltest:

• Du hast sehr viele Rechnungen (Automatisierung wird wichtig).
• Du willst, dass deine Bankumsätze automatisch mit den Belegen abgeglichen werden.
• Du möchtest deine Umsatzsteuervoranmeldung per Klick direkt aus dem Tool ans Finanzamt senden (Elster-Schnittstelle).
• Du hast Angestellte, die Zugriff brauchen.

Diese “großen” Tools kosten Geld (meist zwischen 10 und 30 Euro im Monat), aber sie sparen dir bei hohem Volumen auch viel Zeit. Wenn du aber gerade erst startest oder dein Volumen überschaubar ist, sind 240 Euro im Jahr viel Geld, das du dir sparen kannst.

Vergleich: Gast vs. Account vs. Premium

Hier siehst du, warum sich zumindest der kostenlose Account lohnt:

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Frage: Muss ich meine Rechnungen digital signieren? Antwort: Nein. Die qualifizierte elektronische Signatur ist schon seit Jahren nicht mehr vorgeschrieben. Das normale PDF oder XML reicht, solange ein innerbetriebliches Kontrollverfahren (du prüfst, ob die Rechnung stimmt) existiert.

Frage: Gilt die GoBD auch für Kleinunternehmer? Antwort: Ja, uneingeschränkt. Auch wenn du keine Umsatzsteuer abführst, musst du deine Einnahmen korrekt dokumentieren und aufbewahren.

Frage: Darf ich Rechnungen per E-Mail schicken? Antwort: Ja, und das solltest du auch. Es spart Porto und geht schneller. Achte nur darauf, dass du Ende 2025 die neuen B2B-Regeln im Blick hast (E-Rechnungspflicht).

Frage: Was passiert, wenn ich eine Ziffer in der Rechnungsnummer auslasse? Antwort: Das ist kein Weltuntergang, sollte aber dokumentiert werden. Wichtig ist, dass keine Nummer doppelt vorkommt. Eine Lücke wirft höchstens die Frage auf: “Wo ist die Einnahme zu der fehlenden Nummer hin?“. Wenn du das erklären kannst (“Verschrieben, Nummer übersprungen”), ist es meist okay.

Fazit: Keine Angst vor der Rechnung

GoBD, E-Rechnung, Paragraphen – lass dich davon nicht lähmen. Am Ende des Tages will der Gesetzgeber nur Ordnung sehen.

Mit dem Wissen aus diesem Artikel und einem einfachen Werkzeug wie kostenlose-erechnung.de hast du alles, was du brauchst. Du erfüllst die Formalien, hältst die Kosten bei Null und kannst dich wieder dem widmen, warum du eigentlich angetreten bist: Deinen Kunden tolle Produkte und Dienstleistungen zu liefern.

Handlungsaufforderung: Setz dich jetzt 5 Minuten hin und erstelle deine erste Muster-Rechnung. Spiel das Szenario einmal durch. Du wirst sehen: Es ist kinderleicht.

Viel Erfolg bei deinem Business!