Was muss in eine Rechnung (oder E-Rechnung) als Kleinunternehmer?

Du hast deinen ersten Auftrag erledigt, der Kunde ist zufrieden, und jetzt kommt der schönste Teil: Du darfst eine Rechnung schreiben. Doch plötzlich Unsicherheit: “Was muss da eigentlich alles drauf? Und was hat es mit dieser E-Rechnung auf sich?”

Keine Sorge, das geht vielen so. Als Kleinunternehmer willst du dich auf dein Business konzentrieren und nicht im Bürokratie-Dschungel verlieren.

Vielleicht hast du bisher einfach eine Vorlage in Word oder Excel genutzt. Das war lange okay. Aber wusstest du, dass das ab 2025 oft nicht mehr ausreicht?

In diesem Artikel klären wir ein für alle Mal, welche Angaben auf deine Rechnung gehören und wie du das Problem “E-Rechnung” in wenigen Sekunden löst – kostenlos und ohne Kopfzerbrechen.

Begriffserklärung: Was ist was?

Lass uns kurz die wichtigsten Begriffe sortieren, damit wir vom Gleichen sprechen.

1. Kleinunternehmer

Wenn du die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) nutzt, weißt du keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen aus. Das macht vieles einfacher, aber du musst zwingend auf diesen Umstand hinweisen (dazu gleich mehr).

2. Pflichtangaben

Das Finanzamt ist streng. Fehlen bestimmte Angaben auf deiner Rechnung, kann das Ärger geben – für dich oder deinen Kunden (der die Rechnung dann vielleicht nicht absetzen kann).

3. E-Rechnung (Die neue Pflicht)

Eine E-Rechnung ist kein einfaches PDF mehr. Es ist ein strukturierter Datensatz (XML), den Computer automatisch lesen können.

• XRechnung: Pures XML (schwer für Menschen zu lesen).
• ZUGFeRD: Ein PDF mit eingebettetem XML (die beste Lösung für dich).

Wichtig: Ab 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können.

Aber: Als Kleinunternehmer bist du vorerst befreit, selbst E-Rechnungen ausstellen zu müssen. Du darfst weiterhin normale Rechnungen schreiben.

Warum wir es trotzdem empfehlen? Viele deiner Kunden (gerade größere Firmen) stellen ihre Systeme komplett um. Wenn du ihnen jetzt schon eine echte E-Rechnung (ZUGFeRD) schickst, wirkst du professionell und deine Rechnung wird oft schneller bearbeitet. Schaden kann es in keinem Fall!

Checkliste: Das muss auf deine Kleinunternehmer-Rechnung

Damit deine Rechnung rechtskonform ist, müssen folgende Punkte enthalten sein:

1. Name und Anschrift: Von dir (Leistender) UND deinem Kunden (Empfänger).
2. Steuernummer: Deine Steuernummer (oder Umsatzsteuer-ID, falls vorhanden).
3. Ausstellungsdatum: Wann hast du die Rechnung geschrieben?
4. Rechnungsnummer: Eine fortlaufende, einmalige Nummer.
5. Menge und Art: Was hast du geliefert oder geleistet? (z.B. “3 Stunden Beratung” oder “5x Handgefertigte Seife”).
6. Zeitpunkt: Wann hast du die Leistung erbracht?
7. Entgelt: Der Betrag der Rechnung.
8. Der Hinweis: Der wichtigste Satz für Kleinunternehmer! “Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.”

Anleitung: So erstellst du die perfekte E-Rechnung (Kostenlos)

Du könntest jetzt versuchen, all diese Punkte mühsam in Word zusammenzubauen und dann hoffen, dass du nichts vergessen hast. Und das XML-Problem hättest du damit immer noch nicht gelöst.

Oder du machst es dir einfach.

Mit unserem Tool kostenlose-erechnung.de erstellst du in wenigen Klicks eine korrekte E-Rechnung. Egal ob du sie als ZUGFeRD, XRechnung oder rein optisch brauchst.

So geht’s:

Schritt 1: Wähle “Kostenlos erstellen”

Geh auf unsere Startseite und klicke auf den Button. Keine Anmeldung, kein Abo.

Schritt 2: Deine Daten & Kleinunternehmer-Status

Trage deine Firmeninfos ein.

Tipp: In den Einstellungen unseres Generators kannst du den Haken bei “Kleinunternehmer” setzen. Das Tool fügt dann automatisch den gesetzlich vorgeschriebenen Hinweis (“Gemäß § 19 UStG…”) ein und setzt die MwSt. auf 0%. Du kannst das nicht mehr vergessen!

Schritt 3: Kunde & Leistung

Wer bekommt die Rechnung? Was hast du gemacht?

Der klassische Weg (Kostenlos): Du tippst die Daten deines Kunden (Name, Adresse) und die Rechnungspositionen einfach in die Felder ein. Das Tool rechnet alles automatisch zusammen.

Der Profi-Weg (Zeitersparnis): Wenn du öfter Rechnungen schreibst, nervt das ständige Abtippen. Mit der Premium-Kundenverwaltung legst du deine Kunden einmal an. Danach wählst du sie nur noch per Klick aus – Alle Kundendaten werden sofort ausgefüllt. Das minimiert Tippfehler und schenkt dir wertvolle Zeit.

Schritt 4: Das Format (ZUGFeRD empfohlen)

Wähle am Ende als Download-Format ZUGFeRD. Warum?

• Dein Kunde bekommt ein PDF, das er ganz normal öffnen und lesen kann.
• Im Hintergrund stecken die XML-Daten, die das Finanzamt glücklich machen.
• Du bist auf der sicheren Seite.

Warum dieses Tool? (Deine Vorteile)

Natürlich gibt es viele Rechnungsprogramme da draußen (Lexware, SevDesk, etc.). Die sind super, aber oft “mit Kanonen auf Spatzen geschossen” und kosten monatlich Geld.

Hier ist, warum kostenlose-erechnung.de perfekt für dich ist:

• 100% Kostenlos: Keine versteckten Gebühren für die Basisfunktionen.
• Keine Installation: Läuft direkt im Browser (auch auf dem Handy oder Tablet).
• Sicher: Deine Daten verlassen deinen Browser nicht (bei der Gast-Nutzung).
• Rechtskonform: Wir kümmern uns um die Standards (ZUGFeRD 2.2 / XRechnung 3.0), du dich um dein Business.

Fazit: Mach es dir leicht

Rechnungen schreiben gehört zum Geschäft dazu, aber es muss keine Qual sein. Als Kleinunternehmer hast du den Vorteil, dass du flexibel bist. Nutze Werkzeuge, die genauso flexibel sind wie du.

Vergiss veraltete Word-Vorlagen. Schreib deine nächste Rechnung einfach digital, sicher und korrekt. Dein Steuerberater (und dein Feierabend) werden es dir danken.

Probier es jetzt unverbindlich aus: