Gutschrift oder Rechnungskorrektur? Der ultimative Guide 2026

Du hast eine Rechnung geschrieben, aber dem Kunden ist ein Fehler aufgefallen? Oder er schickt die Ware zurück? Der erste Impuls: “Ich schreibe einfach eine Gutschrift.”

Stopp! Das Wort “Gutschrift” ist im deutschen Steuerrecht ein heißes Eisen. Seit einer Gesetzesänderung im Jahr 2013 hat der Begriff eine ganz bestimmte Bedeutung – und wenn du ihn falsch verwendest, droht Ärger mit dem Finanzamt.

In diesem ausführlichen Ratgeber klären wir ein für alle Mal: Wann schreibst du eine Gutschrift, wann eine Stornorechnung (Rechnungskorrektur)? Was sind die Pflichtangaben? Und wie gehst du GoBD-konform vor?

Der entscheidende Unterschied: Gutschrift vs. Rechnungskorrektur

Es gibt zwei völlig verschiedene Vorgänge, die im Alltag oft verwechselt werden. Und genau diese Verwechslung kann zu steuerlichen Problemen führen.

1. Die Rechnungskorrektur (umgangssprachlich: “Gutschrift”)

Das ist, was die meisten meinen, wenn sie “Gutschrift” sagen:

Du (der Leistende) hast eine Rechnung ausgestellt und musst sie ganz oder teilweise korrigieren. Vielleicht weil:

• Der Kunde Ware zurückgeschickt hat
• Du einen Rabatt nachträglich gewährst
• Ein Fehler auf der Rechnung war (falscher Preis, falsche Menge)

Fachbegriffe: Rechnungskorrektur, Stornorechnung, Korrekturrechnung

Wichtig: Du erstellst das Dokument, weil deine eigene Rechnung korrigiert werden muss.

2. Die echte Gutschrift (im Sinne des UStG)

Das ist etwas völlig anderes:

Der Kunde (Leistungsempfänger) erstellt sich selbst eine Abrechnung über eine Leistung, die er von dir erhalten hat.

Das klingt kompliziert, ist aber ein gängiges Modell:

• Amazon zahlt Autoren Tantiemen – und erstellt dafür selbst die Abrechnung
• Ein Konzern beauftragt Freelancer und rechnet via Gutschrift ab (statt auf eine Rechnung zu warten)
• Händler rechnen Provisionen per Gutschrift ab

Fachbegriff: Gutschrift nach § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG

Wichtig: Der Empfänger deiner Leistung erstellt das Dokument – nicht du!

Warum ist die Unterscheidung so wichtig?

Du fragst dich vielleicht: Ist das nicht Wortklauberei? Leider nein.

Das steuerliche Problem

Auf einem Dokument mit der Überschrift “Gutschrift” wird Umsatzsteuer ausgewiesen. Das Finanzamt geht davon aus:

• Bei einer echten Gutschrift: Der Empfänger stellt dem Leistenden (dir) eine Abrechnung aus. Du schuldest diese Steuer.
• Bei einer “Gutschrift” als Korrektur: Das Finanzamt könnte argumentieren: Du hast zweimal Steuern ausgewiesen – einmal auf der Originalrechnung, einmal auf der “Gutschrift”. Die Originalrechnung schuldest du so oder so, und die “Gutschrift” ist formal keine Korrektur, sondern ein zusätzliches Umsatzsteuerdokument.

Das Ergebnis: Im schlimmsten Fall schuldest du die Umsatzsteuer doppelt.

Die Praxis-Lösung

So vermeidest du das Problem:

Es ist wirklich so einfach – die richtige Überschrift entscheidet.

Die Rechnungskorrektur: So machst du es richtig

Wenn du eine falsche oder nicht mehr gültige Rechnung “rückgängig machen” willst, gehst du so vor:

Szenario 1: Rechnung hat das Haus noch nicht verlassen

Wenn die Rechnung den Machtbereich deines Unternehmens noch nicht verlassen hat (z.B. noch nicht verschickt), kannst du sie einfach stornieren und neu erstellen.

Wichtig bei fortlaufenden Rechnungsnummern: Die stornierte Nummer “verschwindet” nicht – du musst dokumentieren, warum diese Nummer fehlt oder leer ist. Das ist für die GoBD-Konformität wichtig.

Szenario 2: Rechnung wurde schon versendet

Sobald der Kunde die Rechnung erhalten hat (oder hätte erhalten können), muss eine formale Rechnungskorrektur her. Du kannst die alte Rechnung nicht einfach “verschwinden lassen”.

Vollstorno: Die komplette Rechnung aufheben

Du hebst die gesamte Originalrechnung auf und schreibst ggf. eine komplett neue.

Vorgehen:

1. Rechnungskorrektur erstellen (Negativbetrag)
2. Falls nötig: Neue, korrekte Rechnung erstellen

Teilkorrektur: Nur einzelne Positionen ändern

Du korrigierst nur die fehlerhaften Positionen, z.B. einen falschen Preis oder eine zu viel berechnete Menge.

Vorgehen:

1. Rechnungskorrektur über die Differenz erstellen
2. Originalrechnung bleibt bestehen, wird aber ergänzt

Pflichtangaben auf der Rechnungskorrektur

Eine Rechnungskorrektur ist im Grunde eine “Negativ-Rechnung”. Sie muss daher ähnliche formale Anforderungen erfüllen wie die Originalrechnung.

Checkliste: Was gehört drauf?

• Überschrift: “Rechnungskorrektur” oder “Stornorechnung” (NICHT “Gutschrift”!)
• Deine Firmendaten: Name, Anschrift, Steuernummer/USt-IdNr.
• Kundendaten: Name und Anschrift
• Datum: Wann wurde die Korrektur erstellt?
• Eigene Nummer: Fortlaufende Korrektur-Nummer (z.B. “K-2026-001”)
• Bezug zur Originalrechnung: “Korrektur zu Rechnung Nr. RE-2026-089 vom 15.01.2026”
• Grund: Warum wird korrigiert? (“Rücksendung mangelhafter Ware”, “Preiskorrektur”, etc.)
• Positionen mit Negativbeträgen: Die korrigierten Artikel mit Minus
• Korrektur-Gesamtbetrag: Netto, USt und Brutto jeweils negativ
• Hinweis auf Rückerstattung: Wie bekommt der Kunde sein Geld?

Beispiel einer sauberen Rechnungskorrektur

DEIN FIRMENNAME                         RECHNUNGSKORREKTUR
Musterstraße 1
12345 Musterstadt
USt-IdNr.: DE123456789

Korrektur-Nr.: K-2026-005               Datum: 27.01.2026

An:
Müller GmbH
Geschäftsstraße 42
99999 Zielort

Bezugnehmend auf Rechnung Nr. RE-2026-089 vom 15.01.2026
Grund der Korrektur: Rücksendung der Ware (Warenrücksendung wegen Mängeln)

-----------------------------------------------------------
Pos.  Bezeichnung                    Menge    Preis         Betrag
-----------------------------------------------------------
1     Bürostuhl "Ergo" (Storno)      -1      150,00 €     -150,00 €
-----------------------------------------------------------

Korrektur-Nettobetrag:                                    -150,00 €
zzgl. Umsatzsteuer 19%:                                    -28,50 €
Korrektur-Gesamtbetrag:                                   -178,50 €

Der Betrag von 178,50 € wird auf Ihr Konto zurückerstattet.

Mit freundlichen Grüßen
Max Mustermann

Die echte Gutschrift: Wann du sie wirklich brauchst

Jetzt zum anderen Fall: Die echte umsatzsteuerliche Gutschrift.

Das Gutschrift-Verfahren erklärt

Bei einer Gutschrift im Sinne des UStG wird die “Rechnungsstellung” umgekehrt:

• Normalerweise schreibt der Leistende die Rechnung
• Bei der Gutschrift schreibt der Leistungsempfänger die Abrechnung

Das macht Sinn, wenn:

• Viele kleine Transaktionen abgerechnet werden (z.B. Affiliate-Provisionen)
• Der Leistende keine ordentliche Rechnung stellen kann/will
• Es so vereinbart wurde

Voraussetzungen für eine echte Gutschrift

Damit eine Gutschrift als Rechnung anerkannt wird, müssen bestimmte Bedingungen erfüllt sein:

1. Vorherige Vereinbarung: Leistender und Leistungsempfänger haben sich darauf geeinigt, dass per Gutschrift abgerechnet wird
2. Überschrift “Gutschrift”: Das Dokument muss als solches bezeichnet sein
3. Alle Rechnungspflichtangaben: Wie bei einer normalen Rechnung (§ 14 Abs. 4 UStG)
4. Kein Widerspruch: Der Leistende muss der Gutschrift zustimmen (bzw. nicht widersprechen)

Typische Anwendungsfälle

Affiliate-Marketing: Du bist Affiliate und verkaufst Produkte eines Anbieters. Der Anbieter erstellt dir monatlich eine Gutschrift über deine Provisionen.

Autoren/Journalisten: Du schreibst Artikel für einen Verlag. Der Verlag rechnet dein Honorar per Gutschrift ab.

Handelsvertreter: Du arbeitest als Handelsvertreter für einen Hersteller. Der Hersteller erstellt dir Gutschriften über deine Provisionen.

GoBD-konforme Korrektur: Was das Finanzamt erwartet

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) haben klare Anforderungen an Korrekturen:

Unveränderbarkeit wahren

Einmal festgeschriebene Dokumente dürfen nicht verändert werden. Das heißt:

• Die Originalrechnung bleibt erhalten
• Die Korrektur wird als separates Dokument erstellt
• Beide Dokumente sind miteinander verknüpft (Bezugsangabe)

Nachvollziehbarkeit sicherstellen

Ein Betriebsprüfer muss verstehen können:

• Was war der Originalvorgang?
• Warum wurde korrigiert?
• Was ist der finale Stand?

Deshalb ist die Angabe des Korrekturgrunds so wichtig.

Aufbewahrungspflichten

Rechnungskorrekturen unterliegen denselben Aufbewahrungsfristen wie Rechnungen:

• 8 Jahre (seit BEG IV, vorher 10 Jahre)
• Revisionssicher archiviert

Nutze unser Rechnungsarchiv für die sichere, GoBD-konforme Aufbewahrung aller Dokumente.

Der praktische Workflow mit Software

Hand aufs Herz: Wer will schon manuell Korrekturbelege erstellen? Moderne Software nimmt dir die Arbeit ab.

So funktioniert’s mit kostenlose-erechnung.de

Mit unserem Tool erstellst du E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format. Wenn du eine Rechnung korrigieren musst:

1. Originalrechnung aufrufen
2. Stornieren/Korrektur erstellen
3. System generiert automatisch die Rechnungskorrektur mit allen Bezügen
4. Neue Rechnung erstellen (falls nötig)

Die Rechnungskorrektur enthält automatisch alle Pflichtangaben und verweist korrekt auf die Originalrechnung. Kein manuelles Abtippen, keine Formfehler.

Alternative Tools

sevDesk / Lexoffice: Bieten ebenfalls Storno-Funktionen mit automatischer Verbuchung. Ideal, wenn du auch deine komplette Buchhaltung dort führst.

Word/Excel: Möglich, aber fehleranfällig. Du musst alle Pflichtangaben manuell sicherstellen und aufpassen, nicht “Gutschrift” zu schreiben.

Häufige Fehler und wie du sie vermeidest

Fehler 1: “Gutschrift” statt “Rechnungskorrektur” schreiben

Der Klassiker. Du korrigierst deine eigene Rechnung und schreibst “Gutschrift” drüber. Das kann zu einem unberechtigten Steuerausweis führen.

Lösung: Immer “Rechnungskorrektur” oder “Stornorechnung” verwenden.

Fehler 2: Bezug zur Originalrechnung vergessen

Ohne Bezug kann das Finanzamt die Korrektur nicht zuordnen. Das führt zu Rückfragen bei der Betriebsprüfung.

Lösung: Immer Nummer und Datum der Originalrechnung angeben.

Fehler 3: Originalrechnung einfach löschen

Sobald die Rechnung raus ist, darfst du sie nicht einfach “verschwinden lassen”. Das verstößt gegen die GoBD.

Lösung: Originalrechnung behalten, Korrektur als separates Dokument erstellen.

Fehler 4: Positive statt negative Beträge

Eine Rechnungskorrektur hat negative Beträge. Wenn du positive Zahlen einträgst, sieht es aus wie eine zusätzliche Forderung.

Lösung: Alle Beträge mit Minuszeichen (-150,00 €).

Fehler 5: Korrekturgrund nicht angeben

Ohne Begründung ist die Korrektur für Prüfer nicht nachvollziehbar.

Lösung: Immer einen kurzen, sachlichen Grund angeben (“Rückgabe wegen Mängeln”, “Preiskorrektur nach Rabattvereinbarung”, etc.).

Sonderfälle in der Praxis

Teilkorrekturen bei umfangreichen Rechnungen

Du hast eine Rechnung mit 20 Positionen gestellt. Eine Position war falsch. Musst du alles stornieren?

Nein! Du kannst eine Teilkorrektur erstellen, die nur die fehlerhafte Position betrifft. Die Originalrechnung behält für alle anderen Positionen ihre Gültigkeit.

Korrektur nach Jahreswechsel

Du hast im Dezember 2025 eine Rechnung gestellt. Im Januar 2026 merkst du den Fehler. Was nun?

Die Korrektur erfolgt normal mit Datum im neuen Jahr. Steuerlich wird die Korrektur im Monat der Ausstellung wirksam (Januar 2026). Die Originalrechnung bleibt steuerlich dem alten Jahr zugeordnet.

Empfehlung: Im Zweifelsfall Steuerberater fragen!

Korrektur bei Kleinunternehmern

Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weist du keine Umsatzsteuer aus. Die Rechnungskorrektur funktioniert trotzdem nach demselben Schema – nur ohne Steuerzeile.

E-Rechnung stornieren

Mit der E-Rechnungspflicht stellt sich die Frage: Wie korrigiere ich eine ZUGFeRD- oder XRechnung?

Die Antwort: Genauso wie eine normale Rechnung. Du erstellst eine Rechnungskorrektur – idealerweise auch als E-Rechnung. Die XML-Daten enthalten dann die Bezugsinformationen zur Originalrechnung.

FAQ: Häufige Fragen zu Gutschrift & Rechnungskorrektur

Die Verbindung zum E-Rechnungs-Zeitalter

Mit der E-Rechnungspflicht seit 2025 werden Korrekturen auch digital. Das bringt Vorteile:

Elektronische Verknüpfung

In einer E-Rechnung (ZUGFeRD oder XRechnung) können Bezüge zur Originalrechnung strukturiert erfasst werden. Buchhaltungssysteme lesen das automatisch aus und ordnen die Korrektur richtig zu.

Automatische Prüfung

Unser E-Rechnungs-Validator prüft auch Korrekturbelege auf Konformität. So stellst du sicher, dass alle Pflichtangaben vorhanden und korrekt formatiert sind.

Lückenlose Dokumentation

Im digitalen Workflow wird alles protokolliert: Wann wurde die Originalrechnung erstellt? Wann die Korrektur? Wer hat was wann geändert? Das erfüllt die GoBD-Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit automatisch.

Zusammenfassung: Die Goldenen Regeln

Du hast es bis hierher geschafft – hier die wichtigsten Takeaways:

Regel 1: Die richtige Bezeichnung wählen

Regel 2: Immer Bezug zur Originalrechnung

Die Korrektur muss eindeutig auf die Originalrechnung verweisen: Nummer, Datum, ggf. Position.

Regel 3: Negative Beträge verwenden

Eine Korrektur hat Minuszeichen vor den Beträgen.

Regel 4: Grund dokumentieren

Warum wird korrigiert? Kurze, sachliche Begründung.

Regel 5: GoBD-konform archivieren

Original und Korrektur 8 Jahre aufbewahren – unveränderbar.

Fazit: Begriffe sauber trennen

Die Unterscheidung zwischen Gutschrift und Rechnungskorrektur ist eigentlich simpel – aber entscheidend:

• Du korrigierst deinen Fehler → “Rechnungskorrektur” oder “Stornorechnung”
• Ein anderer rechnet deine Leistung ab → “Gutschrift”

Um Fehler gar nicht erst entstehen zu lassen, nutze ein Tool, das die korrekten Begriffe automatisch verwendet und alle formalen Anforderungen erfüllt.

Mit einer guten Rechnungssoftware wie kostenlose-erechnung.de gehst du auf Nummer sicher: Die richtigen Überschriften, alle Pflichtangaben, korrekte Bezüge – und alles GoBD-konform archiviert.

Weiterführende Ratgeber

Vertiefe dein Wissen mit diesen Artikeln:

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Stand: Januar 2026. Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar. Die gesetzlichen Regelungen zu Gutschriften und Rechnungskorrekturen können sich ändern. Bei komplexen Fällen empfehlen wir, einen Steuerberater zu konsultieren.