Du hast deine erste E-Rechnung erstellt oder erhalten – super! Aber jetzt kommt die Frage, die viele vergessen: Wohin damit? Einfach auf den Desktop ziehen und hoffen, dass du sie in 8 Jahren noch findest? Das wird teuer. Im schlimmsten Fall verlierst du den Vorsteuerabzug oder bekommst Ärger bei der Betriebsprüfung.
Die digitale Archivierung von E-Rechnungen ist seit 2025 für alle Unternehmen in Deutschland Pflicht. Und ja, auch für dich als Selbstständiger, Kleinunternehmer oder Gründer. Die gute Nachricht: Es muss weder kompliziert noch teuer sein.
In diesem Deep-Dive erfährst du alles, was du wissen musst: Was genau ist “revisionssichere Archivierung”? Welche Software-Optionen gibt es? Und wie kannst du das Thema mit minimalem Aufwand vom Tisch haben?
Rechnungen erstellen & archivieren?
Mit unserem Tool erstellst du E-Rechnungen und speicherst sie sicher in deinem persönlichen Rechnungsarchiv. GoBD-konform und ohne Installation.
Was bedeutet “E-Rechnung archivieren” überhaupt?
Bevor wir ins Detail gehen, klären wir die Grundlagen. Denn “Archivieren” ist nicht gleich “Speichern”.
Der Unterschied zwischen Speichern und Archivieren
Speichern bedeutet: Du legst eine Datei irgendwo ab. Auf dem Desktop. In einem Ordner. In der Dropbox. Das ist ein Anfang, aber rechtlich nicht ausreichend.
Archivieren bedeutet: Du speicherst die Datei so, dass sie:
- Unveränderbar ist (niemand kann sie nachträglich manipulieren)
- Vollständig bleibt (alle Daten sind erhalten)
- Auffindbar ist (du findest sie in 8 Jahren noch)
- Lesbar bleibt (das Format funktioniert auch in Zukunft)
Genau diese Anforderungen beschreiben die sogenannten GoBD – die “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”.
Warum ist das so wichtig?
Stell dir folgendes Szenario vor: Das Finanzamt kündigt eine Betriebsprüfung an. Der Prüfer möchte deine Eingangsrechnungen von 2019 sehen. Du erinnerst dich dunkel, dass damals ein Lieferant dir eine E-Rechnung geschickt hat. Aber wo ist sie?
Du suchst in alten E-Mails. Gelöscht. Du schaust auf deiner Festplatte. Die ist kaputt gegangen. Du fragst den Lieferanten. Der hat seine Systeme umgestellt und findet auch nichts mehr.
Das Ergebnis: Der Prüfer erkennt den Vorsteuerabzug nicht an. Du zahlst Steuern nach. Plus Zinsen. Plus Ärger.
Das hätte nicht sein müssen.
Die gesetzlichen Anforderungen im Jahr 2026
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Das Bundesfinanzministerium hat die GoBD entsprechend aktualisiert.
Die wichtigsten Regeln für dich
Das musst du wissen
1. Original-Format bewahren
Wenn du eine E-Rechnung als XML-Datei (XRechnung) oder als ZUGFeRD-PDF erhältst, musst du genau dieses Format archivieren. Du darfst es nicht:
- Nur ausdrucken und das Papier aufheben
- In ein anderes Format konvertieren
- Die Metadaten entfernen
Bei ZUGFeRD-Rechnungen ist das PDF mit dem eingebetteten XML das Original. Bei XRechnungen ist die XML-Datei das Original.
2. Unveränderbarkeit gewährleisten
Die Datei darf nach dem Eingang nicht mehr verändert werden können. Das bedeutet: Ein normaler Windows-Ordner reicht nicht aus, denn dort könnte theoretisch jeder die Datei bearbeiten.
Du brauchst entweder:
- Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit Schreibschutz
- Eine Cloud-Lösung mit GoBD-Zertifizierung
- Oder ein Tool wie kostenlose-erechnung.de mit integriertem Rechnungsarchiv, das die Archivierung automatisch übernimmt
3. Maschinelle Auswertbarkeit
Das Finanzamt muss auf Anfrage in der Lage sein, deine archivierten Rechnungen maschinell auszuwerten. Das heißt: Sie müssen die XML-Daten auslesen können – nicht nur ein Bild-PDF durchscrollen.
4. Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre
Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem die Rechnung erstellt wurde. Eine Rechnung vom Januar 2026 muss also bis mindestens Dezember 2036 archiviert werden.
Der typische Fehler: “Speichern in Outlook”
Viele Selbstständige machen es so:
- E-Rechnung kommt per E-Mail
- E-Mail wird gelesen
- E-Mail bleibt im Postfach liegen
- Fertig?
Nein, nicht fertig!
Das Speichern von E-Rechnungen “in Outlook” oder “in Gmail” erfüllt die GoBD-Anforderungen nicht. Warum?
- E-Mails können gelöscht werden
- Der Anbieter könnte den Dienst einstellen
- Die Datei ist nicht revisionssicher gespeichert
- Bei einem Systemwechsel gehen Daten oft verloren
Die DATEV warnt explizit davor: “Ein bloßes Speichern von E-Rechnungen außerhalb eines GoBD-konformen Systems erfüllt die Archivierungspflicht nicht.”
Welche Software-Optionen gibt es?
Jetzt wird es praktisch. Welche Tools kannst du nutzen, um deine E-Rechnungen rechtskonform zu archivieren?
Option 1: Große Buchhaltungsprogramme (DATEV, Lexoffice, sevDesk)
Die bekannten Anbieter wie DATEV, Lexoffice oder sevDesk bieten integrierte Archivierungsfunktionen.
Vorteile:
- Revisionssichere Speicherung inklusive
- Integration mit Buchhaltung und Steuerberater
- Automatisierte Prozesse
Nachteile:
- Kosten: 10-30 € pro Monat (oder mehr)
- Oft Abo-Bindung mit versteckten Kosten
- Überladen mit Funktionen, die du nicht brauchst
- DATEV ist primär für Steuerberater konzipiert
Für wen geeignet? Größere Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen und komplexen Anforderungen.
Option 2: Spezialisierte Archivierungssoftware (Lexware Archivierung, DocuWare)
Es gibt auch reine Archivierungslösungen wie Lexware archivierung oder DocuWare.
Vorteile:
- Fokus auf revisionssichere Archivierung
- Oft ISO-zertifiziert
Nachteile:
- Zusätzliches System neben deiner Buchhaltung
- Kosten ab ca. 20-30 € pro Monat
- Erfordert oft technisches Know-how
Für wen geeignet? Unternehmen, die bereits eine Buchhaltung haben und nur die Archivierung ergänzen wollen.
Option 3: Cloud-basierte Dokumentenmanagement-Systeme
Dienste wie d.velop, Dropbox Business (mit GoBD-Add-on) oder Google Workspace (mit Drittanbieter-Erweiterungen) bieten ebenfalls Archivierungsmöglichkeiten.
Vorteile:
- Zugriff von überall
- Automatische Backups
- Skalierbar
Nachteile:
- GoBD-Konformität oft nur mit Zusatzmodulen
- Datenschutzbedenken bei US-Anbietern
- Komplexe Einrichtung
Für wen geeignet? Tech-affine Nutzer, die bereits Cloud-Tools intensiv nutzen.
Option 4: Kostenlose All-in-One Lösung (kostenlose-erechnung.de)
Unser Tool kostenlose-erechnung.de wurde speziell für Selbstständige, Kleinunternehmer und Gründer entwickelt.
Vorteile:
- Kostenlos E-Rechnungen erstellen in der Basisversion
- GoBD-konformer Export und Rechnungsarchiv im Premium-Tarif
- Browser-basiert – keine Installation nötig
- Sicher – Hosting in Deutschland, DSGVO-konform
- E-Rechnungen erstellen, validieren und mit Premium auch archivieren
- Übersichtliches Finanz-Dashboard mit Rechnungsübersicht
Nachteile:
- Keine vollständige Buchhaltungssoftware (kein ELSTER-Export)
- Premium-Features kosten (aber sehr günstig)
Für wen geeignet? Perfekt für Selbstständige, Freelancer, Neugründer und Kleinunternehmer, die eine einfache, kostengünstige Lösung suchen.
Die einfachste Archivierungslösung
Erstelle E-Rechnungen und speichere sie in deinem sicheren Rechnungsarchiv. Mit Premium ab 9,90€/Monat.
Schritt-für-Schritt: So archivierst du E-Rechnungen richtig
Egal welche Software du nutzt – hier ist der grundsätzliche Ablauf, den du befolgen solltest:
Schritt 1: E-Rechnung empfangen
Wenn eine E-Rechnung per E-Mail eintrifft:
- Öffne die E-Mail und lade den Anhang herunter (PDF oder XML)
- Prüfe, ob es sich um eine echte E-Rechnung handelt (enthält sie XML-Daten?)
- Bei Unsicherheit: Nutze unseren kostenlosen E-Rechnungs-Viewer, um den Inhalt zu prüfen
Schritt 2: Inhalt prüfen
Bevor du archivierst, solltest du:
- Die Rechnung auf Korrektheit prüfen (Betrag, Leistung, Steuern)
- Prüfen, ob alle Pflichtangaben vorhanden sind
- Bei XRechnungen den Viewer nutzen, um die Daten lesbar zu machen
Schritt 3: In GoBD-konformes System überführen
Jetzt kommt der entscheidende Schritt:
- Lade die Rechnung in dein Archivierungssystem hoch
- Bei kostenlose-erechnung.de geschieht das automatisch in deinem Rechnungsarchiv, wenn du eingeloggt bist
- Stelle sicher, dass das Original-Format (XML/PDF) erhalten bleibt
Schritt 4: Verknüpfung herstellen
Für eine saubere Buchhaltung:
- Ordne die Rechnung einem Geschäftsvorfall zu
- Vermerke Zahlungsdatum, wenn bezahlt
- Mit unserem Mahnwesen behältst du offene Rechnungen im Blick
Schritt 5: Regelmäßige Backups
Auch wenn deine Software Cloud-basiert ist:
- Erstelle regelmäßig lokale Backups
- Speichere diese an einem sicheren Ort
- Prüfe gelegentlich, ob die Daten noch lesbar sind
Eingehende vs. ausgehende E-Rechnungen
Es gibt einen wichtigen Unterschied bei der Archivierung:
Eingehende E-Rechnungen (Rechnungen, die du erhältst)
Diese musst du archivieren, genau so wie du sie empfangen hast. Keine Änderungen, keine Konvertierungen.
- XRechnung als XML erhalten → XML archivieren
- ZUGFeRD-PDF erhalten → Dieses PDF archivieren (nicht als normales PDF neu speichern!)
Ausgehende E-Rechnungen (Rechnungen, die du schreibst)
Bei Rechnungen, die du selbst erstellst, musst du eine Kopie archivieren. Mit kostenlose-erechnung.de passiert das automatisch:
- Jede erstellte Rechnung wird in deinem Konto gespeichert
- Du kannst sie jederzeit wieder abrufen
- Das erspart dir manuelles Kopieren und Ablegen
Die häufigsten Archivierungsfehler
Aus unserer Erfahrung machen viele Selbstständige dieselben Fehler:
Fehler 1: Nur das PDF speichern (ohne XML)
Bei ZUGFeRD-Rechnungen steckt das XML im PDF. Wenn du das PDF in einem normalen Bildbearbeitungsprogramm öffnest und “Speichern unter” wählst, kann das XML verloren gehen!
Lösung: Speichere immer die Originaldatei, die du erhalten hast.
Fehler 2: Papierausdruck statt Digital
“Ich drucke das PDF einfach aus, dann habe ich es sicher.” – Falsch! Der Papierausdruck ist keine rechtskonforme Archivierung einer E-Rechnung.
Lösung: Das digitale Original muss digital bleiben.
Fehler 3: Keine Ordnerstruktur
Rechnungen wahllos auf dem Desktop oder in einem Ordner namens “Misc” abzulegen, macht die Auffindbarkeit unmöglich.
Lösung: Strukturiere nach Jahr und Monat (z.B. Rechnungen/2026/01/) oder nutze ein Tool mit automatischer Ordnung.
Fehler 4: Keine Backups
Die Festplatte kann kaputt gehen. Der Cloud-Dienst kann gehackt werden. Ohne Backup ist alles weg.
Lösung: 3-2-1-Regel: 3 Kopien, 2 verschiedene Medien, 1 extern (z.B. Cloud).
Fehler 5: Löschung nach Bezahlung
“Die Rechnung ist bezahlt, also kann ich sie löschen.” – Auf keinen Fall!
Lösung: 10 Jahre aufbewahren, egal ob bezahlt oder nicht.
Tipp für Gründer
Was kostet eine GoBD-konforme Archivierung?
Die Kosten variieren stark:
| Lösung | Kosten pro Monat | GoBD-konform |
|---|---|---|
| Outlook/Gmail (allein) | 0 € | ❌ Nein |
| DATEV Belege online | ab 10 € | ✅ Ja |
| Lexware archivierung | ab 24 € | ✅ Ja |
| sevDesk | ab 26 € | ✅ Ja |
| Lexoffice | ab 8 € | ✅ Ja |
| kostenlose-erechnung.de | ab 9,90 € (Premium mit Archiv) | ✅ Ja |
Wie du siehst: Für Selbstständige und Kleinunternehmer gibt es Lösungen, die nicht die Welt kosten. Mit kostenlose-erechnung.de kannst du kostenlos E-Rechnungen erstellen und mit dem günstigen Premium-Tarif auch GoBD-konform archivieren.
Vorteile von kostenlose-erechnung.de für die Archivierung
Warum empfehlen wir unser eigenes Tool? Weil wir es selbst nutzen und genau wissen, was Selbstständige brauchen:
Kostenlos E-Rechnungen erstellen
Du kannst bis zu 3 Rechnungen pro Monat kostenlos erstellen. Die Archivierung ist Teil unseres günstigen Premium-Tarifs.
Keine Installation nötig
Alles läuft im Browser. Windows, Mac, Linux, Tablet – egal. Du brauchst nur Internet.
Browser-basiert & sicher
- Hosting in Deutschland
- DSGVO-konform
- SSL-Verschlüsselung
- Keine Weitergabe deiner Daten
Rechnungsarchiv (Premium)
Mit dem Premium-Tarif wird jede Rechnung, die du erstellst, automatisch in deinem Rechnungsarchiv gespeichert. Du musst nichts extra machen.
E-Rechnungen erstellen UND lesen
Mit unserem E-Rechnungs-Viewer kannst du auch eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien öffnen und prüfen. Alles in einem Tool.
Premium für Power-User
Wenn du jeden Monat viele Rechnungen schreibst, lohnt sich unser Premium-Abo:
- Unbegrenzte Rechnungen
- GoBD-konformer Export für Steuerberater
- Eigenes Logo und Briefpapier
- Mahnwesen mit 3 Stufen
- Finanz-Dashboard zur Übersicht
- Vorlagen speichern
Und das alles für weniger als ein Mittagessen pro Monat.
Häufig gestellte Fragen zur E-Rechnungs-Archivierung
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Kann ich E-Rechnungen einfach ausdrucken und abheften?
Reicht es, Rechnungen auf einem USB-Stick oder Google Drive zu speichern?
Was genau bedeutet 'revisionssicher archivieren'?
Muss ich alte PDF-Rechnungen jetzt umwandeln?
Was droht bei Verstößen gegen die Archivierungspflicht?
Sind E-Mail-Archive (z.B. Outlook) GoBD-konform?
Gibt es Software für kostenlose E-Rechnung Archivierung?
Betrifft die E-Rechnungspflicht auch Kleinunternehmer?
Fazit: Archivierung muss nicht kompliziert sein
Die Pflicht zur GoBD-konformen Archivierung von E-Rechnungen klingt im ersten Moment abschreckend. Aber wie du gesehen hast, ist es mit dem richtigen Tool ganz einfach.
Die wichtigsten Punkte noch einmal:
✅ E-Rechnungen müssen 10 Jahre im Originalformat aufbewahrt werden
✅ Ein Papierausdruck reicht nicht aus
✅ Du brauchst ein revisionssicheres Archivierungssystem
✅ Mit kostenlose-erechnung.de geht das kostenlos und automatisch
Warte nicht, bis die Betriebsprüfung kommt. Starte heute mit einer sauberen Archivierung. Die Einrichtung dauert nur wenige Minuten – und du hast jahrelang Ruhe.
Starte jetzt durch:
E-Rechnungen erstellen & archivieren
Registriere dich kostenlos und nutze unser GoBD-freundliches Rechnungsarchiv. Keine Installation, keine versteckten Kosten.
Dieser Artikel wurde im Januar 2026 veröffentlicht und spiegelt die aktuellen gesetzlichen Anforderungen wider. Die E-Rechnungspflicht befindet sich in einer Übergangsphase. Wir halten diesen Artikel aktuell und informieren dich über Änderungen.