Auftragsbestätigung schreiben: Muster, Inhalte & rechtliche Bedeutung 2026

Du hast ein Angebot verschickt, der Kunde hat “Ja” gesagt. Glückwunsch! Der Deal ist fast in der Tasche. Aber nur fast. Um Missverständnisse zu vermeiden und den Vertrag rechtssicher zu machen, greifen Profis jetzt zur Auftragsbestätigung.

Viele Gründer, Freelancer und Kleinunternehmer fragen sich: Brauche ich das wirklich? Reicht nicht die E-Mail vom Kunden? In diesem ausführlichen Ratgeber erfährst du, wann du eine Auftragsbestätigung (kurz: AB) brauchst, wie sie aussehen muss und wie du sie optimal in deinen Workflow einbaust.

Was ist eine Auftragsbestätigung?

Eine Auftragsbestätigung ist eine schriftliche Mitteilung an den Kunden, dass du seinen Auftrag zu den genannten Bedingungen annimmst.

Sie ist der “Handschlag auf Papier”. Juristisch gesehen kommt oft erst mit ihr der Kaufvertrag zustande – besonders wenn der Kunde deine Bedingungen leicht verändert hat oder es gar kein vorheriges schriftliches Angebot gab.

Wie unterscheidet sie sich vom Angebot?

Kurz erklärt:

Die Auftragsbestätigung schließt den Kreis: Der Kunde hat bestellt, und du bestätigst, dass du den Auftrag so übernimmst.

Die rechtliche Dimension

Im deutschen Recht gilt: Ein Vertrag kommt durch Angebot und Annahme zustande. Die Auftragsbestätigung ist oft diese Annahme – oder kann sogar als neues Angebot gelten, wenn sie von der Bestellung abweicht.

Wann ist eine Auftragsbestätigung Pflicht?

Die kurze Antwort: Gesetzlich vorgeschrieben ist sie nicht. Es gibt keinen Paragraphen im BGB oder HGB, der dich zu einer Auftragsbestätigung zwingt.

Aber es gibt Situationen, in denen sie unverzichtbar ist:

Du BRAUCHST eine Auftragsbestätigung, wenn:

1. Der Kunde das Angebot ändert

Du bietest 100 €, der Kunde sagt “OK für 90 €“. Das ist rechtlich ein Gegenangebot, kein Vertrag. Jetzt musst du bestätigen, ob du die 90 € akzeptierst. Ohne deine Bestätigung gibt es keinen Vertrag.

2. Kein schriftliches Angebot vorausging

Der Kunde ruft an und sagt: “Schicken Sie mir mal 5 Kisten davon.” Das ist eine mündliche Bestellung ohne vorheriges Angebot. Um Missverständnisse zu vermeiden (Welche Kisten? Welcher Preis?), solltest du schriftlich bestätigen, was du lieferst.

3. Dein Angebot freibleibend war

Wenn in deinem Angebot “unverbindlich” oder “freibleibend” stand, bist du nicht an die Konditionen gebunden. Der Kunde kann nicht einfach “bestellen”. Der Vertrag kommt erst durch deine ausdrückliche Bestätigung zustande.

4. Termine oder Details noch unklar waren

Du hast “Lieferung ca. KW 5” angeboten. Der Kunde bestellt. Jetzt bestätigst du: “Lieferung erfolgt am 03.02.2026.” So gibt es keine Diskussionen über den genauen Termin.

5. Bei B2B-Geschäften generell

Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen hat sich die Auftragsbestätigung als Standard etabliert. Sie zeigt Professionalität und schafft Klarheit.

Welche Angaben gehören in eine Auftragsbestätigung?

Eine gute Auftragsbestätigung vermeidet Streit, bevor er entsteht. Sie wiederholt die wichtigsten Eckdaten des Deals.

Die vollständige Checkliste

Folgende Inhalte sollten in deiner Auftragsbestätigung nicht fehlen:

• Deine Firmendaten: Name, Anschrift, Kontaktdaten
• Kundendaten: Name, Anschrift (nutze deine Kundenverwaltung!)
• Überschrift: Klar als “Auftragsbestätigung” erkennbar
• AB-Nummer: Eindeutige Nummer zur Zuordnung
• Datum: Wann wurde die Bestätigung erstellt?
• Bezug: Referenz zur Bestellung (“zu Ihrem Auftrag vom [Datum]” oder “basierend auf Angebot Nr. XYZ”)
• Leistungsbeschreibung: Was genau wird geliefert/geleistet? (Art, Menge)
• Preise: Einzelpreise und Gesamtsumme (Netto/Brutto klar trennen!)
• Liefer-/Leistungstermin: Wann wird geliefert/die Leistung erbracht?
• Lieferadresse: Falls abweichend von der Rechnungsadresse
• Zahlungsbedingungen: “Zahlbar innerhalb von 14 Tagen netto” o.ä.
• AGB-Hinweis: “Es gelten unsere beigefügten AGB.”

Optionale, aber empfohlene Angaben

• Eigentumsvorbehalt (“Ware bleibt bis zur vollständigen Bezahlung unser Eigentum”)
• Hinweise zu Gewährleistung und Haftung
• Bankverbindung (praktisch für den Kunden)
• Ansprechpartner mit Durchwahl

Mustertext & Vorlage

Hier ist eine praxiserprobte Vorlage, die du anpassen kannst:

DEIN FIRMENNAME
Musterstraße 1
12345 Musterstadt
Tel.: 0123 456789
E-Mail: info@dein-firma.de

                          AUFTRAGSBESTÄTIGUNG

AB-Nr.: AB-2026-101                     Datum: 27.01.2026
Kundennummer: K-0815

An:
Müller GmbH
Frau Sabine Müller
Geschäftsstraße 42
99999 Zielort

Betreff: Auftragsbestätigung zu Ihrer Bestellung vom 25.01.2026
         (Bezug: Angebot Nr. AG-2026-055 vom 20.01.2026)

Sehr geehrte Frau Müller,

vielen Dank für Ihren Auftrag! Hiermit bestätigen wir Ihre 
Bestellung wie folgt:

-----------------------------------------------------------
Pos.  Bezeichnung                        Menge    Einzelpreis    Gesamt
-----------------------------------------------------------
1     Webdesign Pauschale "Start"        1       1.500,00 €    1.500,00 €
2     Hosting Gebühr (12 Monate)         1         120,00 €      120,00 €
3     Logo-Einbindung                    1          80,00 €       80,00 €
-----------------------------------------------------------

Gesamtsumme netto:                                            1.700,00 €
zzgl. Umsatzsteuer 19%:                                         323,00 €
Rechnungsbetrag brutto:                                       2.023,00 €

Liefertermin: Fertigstellung bis spätestens 15.02.2026
Zahlungsbedingungen: 50% Anzahlung bei Beginn, 50% nach Abnahme

Es gelten unsere beigefügten Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit!

Mit freundlichen Grüßen

Max Mustermann
Geschäftsführer

Der Unterschied zwischen Auftragsbestätigung und kaufmännischem Bestätigungsschreiben

Hier wird es juristisch spannend – und wichtig für dich im B2B-Bereich.

Auftragsbestätigung

• Bestätigt die Bestellung des Kunden
• Stimmt mit der Bestellung überein
• Vertrag gilt als geschlossen

Kaufmännisches Bestätigungsschreiben

• Fasst eine mündliche Vereinbarung schriftlich zusammen
• Gilt nur unter Kaufleuten (B2B)
• Hat eine besondere Rechtsfolge: Schweigen gilt als Zustimmung

Was bedeutet das?

Wenn du mit einem anderen Unternehmen telefonisch etwas vereinbart hast und dann ein Bestätigungsschreiben schickst, das von der mündlichen Absprache abweicht, muss der andere sofort widersprechen. Tut er das nicht, gilt deine Version – auch wenn sie vom Gespräch abwich!

Der optimale Workflow: Vom Angebot zur Rechnung

In einer professionellen Arbeitsweise reihen sich die Dokumente sauber aneinander. So sieht der ideale Prozess aus:

Schritt 1: Angebot erstellen

Du erstellst ein detailliertes Angebot mit allen Leistungen und Preisen. Das Angebot hat eine Gültigkeitsfrist (z.B. 14 Tage).

Schritt 2: Kunde bestellt

Der Kunde nimmt dein Angebot an – per E-Mail, Fax, telefonisch oder durch Unterschrift auf dem Angebot.

Schritt 3: Auftragsbestätigung senden

Du schickst die Auftragsbestätigung mit allen finalen Details: exakter Liefertermin, Zahlungsbedingungen, etwaige Änderungen.

Schritt 4: Leistung erbringen

Du lieferst die Ware oder erbringst die Dienstleistung. Bei Warenlieferungen legst du einen Lieferschein bei.

Schritt 5: Rechnung stellen

Nach erbrachter Leistung erstellst du die E-Rechnung. Mit dem richtigen Tool geht das besonders schnell: Die Daten aus dem Angebot werden einfach übernommen.

Auftragsbestätigung im digitalen Zeitalter

Wir schreiben 2026 – und die Digitalisierung hat auch die Auftragsbestätigung erreicht. Was musst du beachten?

E-Mail ist der Standard

Eine Auftragsbestätigung per E-Mail ist absolut gültig und heute der Normalfall. Kein Kunde erwartet mehr einen Brief per Post – außer bei sehr formellen Geschäften.

Vorteile der E-Mail:

• Sofort beim Empfänger
• Dokumentiert (Sende-Bestätigung)
• Kostenlos

PDF anhängen oder Text in der E-Mail?

Beides ist möglich. Professioneller wirkt ein angehängtes PDF im Corporate Design. Aber auch eine gut strukturierte E-Mail mit allen Inhalten erfüllt ihren Zweck.

Unsere Empfehlung: PDF mit deinem Logo und Corporate Design. Das strahlt Seriosität aus und lässt sich besser archivieren.

Elektronische Signatur

Für eine Auftragsbestätigung brauchst du keine elektronische Signatur. Sie ist ein informatorisches Dokument, kein Vertrag im Sinne der eIDAS-Verordnung.

Die Verbindung zur E-Rechnung

Seit 2025 gilt die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Was bedeutet das für Auftragsbestätigungen?

Auftragsbestätigung bleibt frei wählbar

Anders als bei Rechnungen gibt es für Auftragsbestätigungen keine Formatvorgaben. Du kannst sie als:

• Einfache E-Mail
• PDF-Anhang
• Papierbrief

… verschicken. Die E-Rechnungspflicht betrifft nur Rechnungen im engeren Sinne.

Der Vorteil durchgängiger Systeme

Wenn du ein modernes Rechnungstool nutzt, profitierst du von der Verknüpfung:

1. Angebot erstellen (Kundendaten aus Kundenverwaltung, Positionen aus Artikelverwaltung)
2. Auftragsbestätigung auf Basis des Angebots
3. Rechnung auf Basis der Auftragsbestätigung

Alle Daten fließen automatisch – kein doppeltes Tippen, keine Tippfehler.

Häufige Fehler bei Auftragsbestätigungen

Damit du von Anfang an professionell auftrittst, hier die typischen Stolperfallen:

Fehler 1: Keine Auftragsbestätigung senden

Der häufigste Fehler. Der Kunde hat mündlich bestellt, du gehst davon aus, dass alles klar ist. Wochen später gibt es Streit über Details. Ohne schriftliche Bestätigung stehst du mit leeren Händen da.

Fehler 2: Abweichungen übersehen

Dein Angebot enthielt “weiße Farbe”, der Kunde hat “beige” bestellt. Du bestätigst automatisch, ohne zu lesen. Später gibt es Ärger. Lösung: Auftragsbestätigungen immer sorgfältig prüfen!

Fehler 3: Unklare Liefertermine

“Lieferung in ca. 2 Wochen” ist zu vage. Der Kunde erwartet es in 10 Tagen, du lieferst nach 20. Lösung: Konkrete Daten nennen: “Lieferung am 10.02.2026” oder “Lieferung in KW 6 (03.-07.02.)“.

Fehler 4: Zahlungsbedingungen vergessen

Ohne klare Zahlungsbedingungen gelten die gesetzlichen Regelungen (sofort fällig). Das ist oft nicht im Sinne beider Parteien. Lösung: Immer Zahlungsziel und -art angeben.

Fehler 5: AGB nicht beifügen

Du verweist auf deine AGB, hast sie aber nicht angehängt oder verlinkt. Im Streitfall gelten sie dann möglicherweise nicht. Lösung: AGB immer anhängen oder einen funktionierenden Link einfügen.

Tools für Auftragsbestätigungen

Word & Excel (kostenlos, aber umständlich)

Du kannst die obige Vorlage in Word oder Excel nutzen. Das funktioniert, ist aber fehleranfällig und zeitaufwändig.

Professionelle Rechnungsprogramme

Bessere Lösungen bieten einen durchgängigen Workflow:

sevDesk / Lexoffice:

• Vollintegrierte Buchhaltungssuiten
• Angebote → Auftragsbestätigung → Rechnung
• Ab ca. 15-30 €/Monat

kostenlose-erechnung.de:

• Fokus auf E-Rechnungen
• Angebote erstellen und in Rechnungen umwandeln
• Kostenlos für 3 Dokumente/Monat
• Browser-basiert, keine Installation

FAQ: Häufige Fragen zur Auftragsbestätigung

Praxisbeispiele: Wann Auftragsbestätigung, wann nicht?

Beispiel 1: Freiberufler erstellt Website

Situation: Du bist Webdesigner und hast ein Angebot über 3.000 € geschickt. Der Kunde antwortet per E-Mail: “Ja, wir beauftragen Sie!”

Empfehlung: Auftragsbestätigung senden! Bestätige den Umfang, den genauen Preis und vor allem den Zeitplan. “Fertigstellung bis 28.02.2026” verhindert spätere Diskussionen.

Beispiel 2: Handwerker liefert Material

Situation: Du bist Fliesenhändler. Ein Stammkunde ruft an: “Schicken Sie mir 10 Paletten Fliesen Modell XY.”

Empfehlung: Auftragsbestätigung senden! Preis, Modell, Farbe, Lieferadresse – alles schriftlich bestätigen. Falls es später heißt “Das waren die falschen Fliesen”, hast du den Beweis.

Beispiel 3: Kleinunternehmer verkauft über Webshop

Situation: Du betreibst einen kleinen Online-Shop. Ein Kunde bestellt über das Bestellformular.

Empfehlung: Automatische Bestellbestätigung per E-Mail genügt meist. Die echte Vertragsannahme kann mit der Versandbestätigung erfolgen. Eine separate Auftragsbestätigung ist im B2C-Bereich oft nicht nötig.

Checkliste vor dem Absenden

Bevor du deine Auftragsbestätigung verschickst, geh diese Punkte durch:

• Stimmen alle Kundendaten (Name, Adresse)?
• Ist der Bezug zur Bestellung/zum Angebot korrekt?
• Sind alle Positionen vollständig und richtig?
• Stimmen die Preise (Einzelpreise und Summe)?
• Ist das Lieferdatum realistisch und konkret?
• Sind die Zahlungsbedingungen angegeben?
• Hast du auf deine AGB verwiesen und sie beigefügt/verlinkt?
• Ist das Dokument im PDF-Format und professionell gestaltet?

Fazit: Kleine Mühe, große Wirkung

Die Auftragsbestätigung ist deine Versicherung für einen reibungslosen Deal. Sie kostet nur 2-3 Minuten Zeit, spart aber potenziell Monate an Ärger, wenn der Kunde sich plötzlich “nicht mehr erinnern” kann, was vereinbart war.

Die wichtigsten Punkte:

• Keine Pflicht, aber dringend empfohlen im B2B-Bereich
• Dokumentiert die Vereinbarung schriftlich
• Schützt vor Missverständnissen über Preise, Mengen, Termine
• E-Mail reicht aus – PDF wirkt professioneller
• Im B2B: Achtung bei Abweichungen (kaufmännisches Bestätigungsschreiben!)

Nutze Textbausteine oder Software, um diesen Schritt zu automatisieren. Mit einer guten Kundenverwaltung und Angebotserstellung fließen die Daten automatisch – und du sparst Zeit für das, was wirklich zählt.

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Stand: Januar 2026. Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar. Bei komplexen Fällen empfehlen wir, einen Rechtsanwalt oder Steuerberater zu konsultieren.