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Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

Vollständige Angaben zum Anbieter und weitere rechtliche Hinweise finden Sie in unserem Impressum.

Stand: 30. Januar 2026

Inhaltsverzeichnis

§ 1 Geltungsbereich und Vertragsgegenstand

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB“) regeln die Nutzung der Software-as-a-Service-Plattform unter www.kostenlose-erechnung.de (nachfolgend „Plattform“), die von dem im Impressum genannten Anbieter (nachfolgend „Anbieter“) zur Verfügung gestellt wird.

(2) Das Angebot der Plattform richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, also an natürliche oder juristische Personen oder rechtsfähige Personengesellschaften, die bei Abschluss des Vertrags in Ausübung ihrer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handeln. Die Nutzung durch Verbraucher (§ 13 BGB) ist ausgeschlossen.

(3) Diese AGB gelten ausschließlich. Entgegenstehende oder von diesen AGB abweichende Bedingungen des Nutzers werden nicht anerkannt, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zu.

§ 2 Vertragsschluss und Registrierung

(1) Die Nutzung der Plattform erfordert eine Registrierung. Mit der Registrierung gibt der Nutzer ein Angebot zum Abschluss eines Nutzungsvertrags auf der Grundlage dieser AGB ab. Der Anbieter nimmt dieses Angebot durch Freischaltung des Nutzerkontos an.

(2) Der Nutzer sichert mit seiner Registrierung zu, Unternehmer im Sinne des § 14 BGB zu sein. Der Anbieter ist berechtigt, einen entsprechenden Nachweis (z.B. Gewerbeanmeldung oder USt-IdNr.) zu verlangen.

(3) Der Nutzer ist verpflichtet, alle bei der Registrierung angegebenen Daten wahr, genau, aktuell und vollständig anzugeben und bei Änderungen umgehend zu aktualisieren.

(4) Der Nutzer muss seine Zugangsdaten (insbesondere das Passwort) geheim halten und vor dem Zugriff durch unbefugte Dritte schützen. Er ist für alle Aktivitäten, die über sein Nutzerkonto erfolgen, voll verantwortlich.

§ 3 Leistungen und Verfügbarkeit

(1) Der Anbieter stellt eine Plattform zur Erstellung von E-Rechnungen, zur Verwaltung von Kundendaten und Artikeln sowie zur Anzeige von Umsätzen und Statistiken zur Verfügung. Der genaue Leistungsumfang der kostenlosen und kostenpflichtigen Pakete ergibt sich aus der jeweils aktuellen Leistungsbeschreibung auf der Plattform.

(2) Keine steuerliche Gewährleistung: Der Anbieter stellt lediglich die technische Infrastruktur (Software as a Service) zur Verfügung. Die Software unterstützt die Erstellung gängiger Formate (z.B. ZUGFeRD, XRechnung) basierend auf den aktuellen technischen Spezifikationen. Der Anbieter übernimmt jedoch keine Gewähr für die steuerliche Anerkennung, die inhaltliche Richtigkeit oder die Validität der erzeugten Datensätze bei den Empfängern oder Finanzbehörden. Die Einhaltung der steuerrechtlichen und buchhalterischen Pflichten (z.B. GoBD) obliegt allein dem Nutzer.

(3) Der Anbieter bemüht sich um eine möglichst hohe Verfügbarkeit der Plattform. Eine 100%ige Verfügbarkeit ist technisch jedoch nicht realisierbar. Insbesondere notwendige Wartungsarbeiten, Sicherheitsupdates oder Ereignisse außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters (z.B. Störungen öffentlicher Kommunikationsnetze, höhere Gewalt) können zu vorübergehenden Störungen führen.

(4) Zusatzfunktion E-Mail-Versand: Soweit der Anbieter eine Funktion zum direkten E-Mail-Versand von Dokumenten bereitstellt, nutzt er hierfür spezialisierte technische Dienstleister (z.B. Amazon Web Services). Der Anbieter schuldet dabei ausschließlich die ordnungsgemäße Übergabe der Daten an den Versanddienstleister. Der Anbieter übernimmt keine Gewähr dafür, dass die versendeten E-Mails den Empfänger tatsächlich erreichen (z.B. wegen Spam-Filtern, vollen Postfächern oder Abweisung durch den E-Mail-Provider des Empfängers). Der Nutzer ist verpflichtet, den Zugang wichtiger Rechnungen im Zweifel auf anderem Wege sicherzustellen.

§ 4 Preise, Zahlungsbedingungen und Testzeitraum

(1) Der Anbieter bietet sowohl kostenlose als auch kostenpflichtige Dienste an. Für die Nutzung kostenpflichtiger Dienste fallen die auf der Plattform ausgewiesenen Gebühren an. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer.

(2) Die Zahlung erfolgt über die auf der Plattform angebotenen Zahlungsmethoden (z.B. Stripe, PayPal, Kreditkarte). Rechnungen werden dem Nutzer elektronisch zur Verfügung gestellt.

(3) Kostenloser Testzeitraum: Bietet der Anbieter einen kostenlosen Testzeitraum an, so fallen während dieses Zeitraums keine Kosten an.

a) Ohne hinterlegte Zahlungsdaten: Sofern der Nutzer bis zum Ablauf des Testzeitraums keine gültigen Zahlungsdaten hinterlegt, endet der Testzeitraum automatisch. Das Nutzerkonto wird auf den kostenlosen Tarif („Free-Plan“) zurückgestuft. Eine Kündigung ist in diesem Fall nicht erforderlich.

b) Mit hinterlegten Zahlungsdaten: Hinterlegt der Nutzer während des Testzeitraums Zahlungsinformationen, stimmt er zu, dass der Vertrag nach Ablauf des Testzeitraums automatisch in das gewählte kostenpflichtige Abonnement übergeht. Der Nutzer kann dies verhindern, indem er den Vertrag vor Ablauf des Testzeitraums kündigt.

(4) Freiwillige 30-Tage-Geld-zurück-Garantie: Unbeschadet des gesetzlichen Widerrufsrechts oder der Mängelgewährleistung gewährt der Anbieter Neukunden für den erstmaligen Abschluss eines kostenpflichtigen Abonnements eine 30-tägige Geld-zurück-Garantie. Ist der Nutzer mit den Leistungen nicht zufrieden, kann er innerhalb von 30 Tagen ab Vertragsschluss (Datum der Buchung) in Textform (z.B. per E-Mail) eine Rückerstattung verlangen. Der Vertrag wird in diesem Fall rückwirkend aufgelöst und der bereits gezahlte Betrag erstattet. Diese Garantie gilt ausschließlich für den ersten Kauf eines Nutzers und nicht für Vertragsverlängerungen oder spätere Upgrades.

(5) Preisanpassung: Der Anbieter ist berechtigt, die Entgelte für kostenpflichtige Abonnements mit Wirkung für die nächste Vertragsverlängerung angemessen zu erhöhen, um gestiegene Gesamtkosten (z.B. für Serverinfrastruktur, Personal oder gesetzliche Änderungen) auszugleichen. Der Anbieter wird den Nutzer mindestens 6 Wochen vor Inkrafttreten der Preiserhöhung in Textform informieren. Beträgt die Erhöhung mehr als 5% des bisherigen Preises, hat der Nutzer ein Sonderkündigungsrecht zum Zeitpunkt des Inkrafttretens.

§ 4a Zusatzleistung: GoBD-Langzeitarchivierung (10 Jahre)

(1) Vertragsgegenstand: Der Anbieter bietet als kostenpflichtige Zusatzleistung eine erweiterte Langzeitarchivierung (nachfolgend „GoBD-Archiv“) an. Diese Leistung dient der revisionssicheren Aufbewahrung von Rechnungen und steuerrelevanten Daten für den gesetzlich geforderten Zeitraum von 10 Jahren gemäß § 147 AO und § 14b UStG.

(2) Leistungsumfang:
a) Speicherung der Rechnungsdokumente (PDF, XML) sowie der zugehörigen Metadaten und Audit-Logs (Verlaufsprotokolle) auf Servern in der Europäischen Union (AWS Frankfurt).
b) Verwendung von „Object Lock“ Technologie (WORM - Write Once Read Many), um eine nachträgliche Änderung oder Löschung der Daten während der Aufbewahrungsfrist technisch zu verhindern.
c) Die Speicherdauer beträgt pauschal 10 Jahre ab dem Zeitpunkt der Archivierung des jeweiligen Dokuments.
d) Bereitstellung einer Export-Funktion, mit der der Nutzer seine archivierten Daten jederzeit in einem maschinenlesbaren Format herunterladen kann.

(3) Entgelt: Für die Nutzung des GoBD-Archivs wird ein einmaliges Entgelt erhoben. Der genaue Preis ist der Leistungsbeschreibung auf der Plattform zu entnehmen (z.B. als Einmalzahlung für dauerhaften Schutz). Die Zahlungspflicht für diese Zusatzleistung besteht unabhängig vom Bestehen eines wiederkehrenden Premium-Abonnements.

(4) Vertragsende und Löschung:
a) Ablauf der 10 Jahre: Nach Ablauf der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist ist der Anbieter berechtigt, die Daten automatisiert zu löschen.
b) Löschung des Nutzerkontos: Löscht der Nutzer sein Kundenkonto auf der Plattform vor Ablauf der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist selbstständig, endet der Vertrag über die GoBD-Langzeitarchivierung mit sofortiger Wirkung.
c) Folgen der Löschung: Der Nutzer wird vor der endgültigen Löschung seines Kontos ausdrücklich darauf hingewiesen, dass mit der Kontolöschung auch der Zugriff auf das GoBD-Archiv unwiderruflich erlischt. Der Anbieter ist nach der Löschung des Kontos aus datenschutzrechtlichen Gründen (Art. 17 DSGVO) verpflichtet, die personenbezogenen Daten des Nutzers zu entfernen, sofern keine eigenen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten des Anbieters entgegenstehen. Da der Anbieter lediglich als technischer Dienstleister (Auftragsverarbeiter) tätig ist, besteht für ihn keine eigene Aufbewahrungspflicht für die steuerlichen Daten des Nutzers nach Vertragsbeendigung. Der Nutzer ist daher verpflichtet, seine Daten vor der Kontolöschung zu exportieren und extern zu sichern.
d) Eine Rückerstattung des Entgelts bei vorzeitiger Löschung durch den Nutzer ist ausgeschlossen.

(5) Haftungsbeschränkung und Verfahrensdokumentation:
a) Der Anbieter gewährleistet die technische Integrität der Archivierung nach dem Stand der Technik (Verschlüsselung, Redundanz, AWS Object Lock Governance Mode).
b) Verfahrensdokumentation: Die GoBD verlangen vom Steuerpflichtigen eine eigene Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Dokumente im Unternehmen erfasst, verarbeitet und archiviert werden. Der Anbieter stellt hierfür lediglich technische Systembeschreibungen (Muster) bereit. Die Erstellung und Pflege der individuellen Verfahrensdokumentation obliegt allein dem Nutzer.
c) Der Anbieter haftet nicht für die steuerliche Anerkennung des Archivs, sofern die Ablehnung auf Versäumnissen des Nutzers (z.B. fehlende Verfahrensdokumentation, nicht erfolgte Exporte vor Löschung) beruht.

§ 5 Vertragslaufzeit und Kündigung

(1) Der Nutzungsvertrag wird, je nach gewähltem Paket, auf unbestimmte Zeit oder mit einer festen Mindestlaufzeit geschlossen. Details ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung.

(2) Der Nutzer kann sein Abonnement jederzeit über die Kontoeinstellungen auf der Plattform oder in Textform (z.B. per E-Mail) kündigen. Die Kündigung wird zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums wirksam. Bereits gezahlte Gebühren für den laufenden Zeitraum werden nicht erstattet.

(3) Das Recht beider Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den Anbieter insbesondere vor, wenn der Nutzer erheblich oder wiederholt gegen seine Pflichten aus diesen AGB (insbesondere § 6) verstößt.

(4) Löschung bei Inaktivität (Free-Accounts): Um Ressourcen zu schonen, behält sich der Anbieter das Recht vor, kostenlose Nutzerkonten (Free-Plan), die für einen Zeitraum von mehr als 12 Monaten inaktiv waren (kein Login), unwiderruflich zu löschen. Der Anbieter wird den Nutzer mindestens 4 Wochen vor der geplanten Löschung per E-Mail benachrichtigen.

§ 6 Pflichten und Verantwortlichkeiten des Nutzers

(1) Der Nutzer ist für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Rechtmäßigkeit aller von ihm auf der Plattform eingegebenen und verarbeiteten Daten (insbesondere Kunden-, Artikel- und Rechnungsdaten) allein verantwortlich. Er verpflichtet sich, die Plattform ausschließlich im Einklang mit geltendem Recht, insbesondere den Vorschriften des Handels-, Steuer- und Datenschutzrechts, zu nutzen.

(2) Prüfpflicht: Der Nutzer ist verpflichtet, die von der Plattform erstellten Dokumente (PDF und XML-Datensätze) vor deren Weiterverwendung (z.B. Versand an Kunden) auf ihre inhaltliche und sachliche Richtigkeit sowie auf Vollständigkeit zu prüfen. Der Anbieter empfiehlt, erstellte E-Rechnungen stichprobenartig mit offiziellen Validierungs-Tools (z.B. der KOSIT oder entsprechender Portale) zu überprüfen.

(3) Datensicherung und Archivierungspflicht:
a) Standard-Nutzung: Die bloße Speicherung von Rechnungen im Standard-Bereich der Plattform (Free-Plan oder Premium ohne Archiv-Zusatz) dient der operativen Nutzung und stellt keine revisionssichere Langzeitarchivierung im Sinne der GoBD dar. Der Nutzer ist verpflichtet, Rechnungen zeitnah extern zu sichern.
b) Bei Nutzung des GoBD-Archivs (§ 4a): Sofern der Nutzer den GoBD-Archivierungsservice nutzt, übernimmt der Anbieter die technische Sicherung (WORM-Speicherung). Dennoch bleibt der Nutzer als Steuerpflichtiger (§ 147 AO) alleinig dafür verantwortlich, die dauerhafte Verfügbarkeit der Daten sicherzustellen (z.B. durch regelmäßige Exporte im IDEA-Format), insbesondere im Hinblick auf eine etwaige Vertragsbeendigung oder Insolvenz des Anbieters. Der Anbieter empfiehlt auch bei Nutzung des GoBD-Archivs eine redundante lokale Sicherung.

(4) Dem Nutzer ist es untersagt, die Plattform missbräuchlich zu nutzen, insbesondere durch Handlungen, die die Sicherheit oder den Betrieb der Plattform beeinträchtigen (z.B. Einschleusen von Schadsoftware, Nutzung von automatisierten Skripten, übermäßige Lastverursachung).

§ 7 Nutzungsrechte an Inhalten und Designs

(1) Inhalte des Nutzers (Logos/Briefpapier): Der Nutzer behält alle Rechte an den von ihm hochgeladenen Inhalten (z.B. Firmenlogos, Briefpapier). Er räumt dem Anbieter jedoch ein einfaches, räumlich unbeschränktes Nutzungsrecht ein, diese Inhalte zum Zweck der Vertragserfüllung zu speichern, technisch zu verarbeiten und auf den zu erstellenden Dokumenten (z.B. PDF-Rechnungen) darzustellen.

(2) Verantwortung für Inhalte: Der Nutzer versichert, dass er über alle erforderlichen Rechte an den hochgeladenen Inhalten verfügt und durch deren Verwendung keine Rechte Dritter (z.B. Urheber-, Marken- oder Persönlichkeitsrechte) verletzt werden. Der Nutzer stellt den Anbieter von allen Ansprüchen Dritter frei, die aufgrund einer Verletzung dieser Pflicht geltend gemacht werden.

(3) Inhalte des Anbieters (Premium-Templates): Soweit der Anbieter dem Nutzer Design-Vorlagen (Templates) oder Layouts zur Verfügung stellt (insbesondere im Rahmen kostenpflichtiger Pakete), verbleiben alle Urheber- und Nutzungsrechte hieran beim Anbieter. Der Nutzer erhält lediglich das einfache, nicht übertragbare Recht, diese Vorlagen für die Erstellung seiner eigenen Rechnungen auf der Plattform zu nutzen. Eine gesonderte Verwertung der Templates (z.B. Download des Quellcodes, Nachbau oder Weiterverkauf an Dritte) ist untersagt.

(4) Referenznennung: Der Anbieter ist berechtigt, den Nutzer (unter Verwendung seines Firmennamens und Logos) als Referenzkunden auf der Webseite oder in Marketingunterlagen zu nennen, sofern es sich um einen Unternehmer handelt. Der Nutzer kann dieser Nennung jederzeit schriftlich oder per E-Mail widersprechen.

§ 8 Gewährleistung für Sach- und Rechtsmängel

(1) Für die entgeltliche Bereitstellung der Plattform gelten die gesetzlichen Gewährleistungsvorschriften mit der Maßgabe, dass Mängel dem Anbieter unverzüglich in Textform angezeigt werden müssen.

(2) Für die unentgeltliche Bereitstellung der Plattform (kostenloses Paket) ist die Gewährleistung auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit des Anbieters beschränkt.

§ 9 Haftung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit sowie bei Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit.

(2) Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht), deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Nutzer regelmäßig vertrauen darf. Die Haftung ist in diesem Fall auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt.

(3) Die Haftungsbeschränkungen gelten nicht bei arglistig verschwiegenen Mängeln oder einer übernommenen Garantie. Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt.

(4) Die Haftung des Anbieters für finanzielle Nachteile, steuerliche Konsequenzen oder sonstige Schäden, die aus inhaltlich oder rechtlich fehlerhaften, vom Nutzer erstellten Dokumenten resultieren, ist im Rahmen der vorstehenden Regelungen ausgeschlossen. Ebenso haftet der Anbieter nicht für Datenverluste, sofern diese durch eine ordnungsgemäße und regelmäßige Datensicherung seitens des Nutzers (§ 6 Abs. 3) vermeidbar gewesen wären.

§ 10 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

(1) Der Anbieter verarbeitet im Rahmen der Vertragserfüllung personenbezogene Daten im Auftrag des Nutzers. Dies stellt eine Auftragsverarbeitung im Sinne von Art. 28 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) dar.

(2) Grundlage dieser Auftragsverarbeitung ist der separate Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) einschließlich seiner Anlagen, der integraler Bestandteil dieses Nutzungsvertrags ist. Der Nutzer schließt diesen AVV mit dem Anbieter ab, indem er diesen AGB zustimmt. Der AVV kann jederzeit unter /avv/ eingesehen, heruntergeladen und gespeichert werden.

(3) Im Verhältnis zwischen Anbieter und Nutzer ist der Nutzer der „Verantwortliche“ im Sinne der DSGVO für die von ihm eingegebenen Daten. Ihm obliegen alle damit verbundenen datenschutzrechtlichen Pflichten (z.B. die Information seiner Kunden).

(4) Weiterführende Informationen zur Datenverarbeitung durch den Anbieter sind in der Datenschutzerklärung auf der Plattform dargelegt.

§ 11 Änderung der AGB

(1) Der Anbieter behält sich vor, diese AGB jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu ändern, sofern dies aus triftigen Gründen (z.B. Änderung der Rechtslage, des Leistungsangebots oder der Marktgegebenheiten) erforderlich ist und den Nutzer nicht unangemessen benachteiligt.

(2) Der Anbieter wird den Nutzer über die Änderungen mindestens vier Wochen vor deren Inkrafttreten in Textform (z.B. per E-Mail) informieren. Die Mitteilung wird einen Hinweis auf die Widerspruchsmöglichkeit und die Folgen des Schweigens enthalten.

(3) Widerspricht der Nutzer nicht innerhalb von vier Wochen nach Zugang der Mitteilung, gelten die geänderten AGB als angenommen. Im Falle eines Widerspruchs wird der Vertrag zu den bisherigen Bedingungen fortgesetzt. Der Anbieter behält sich in diesem Fall das Recht vor, den Vertrag ordentlich zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu kündigen.

§ 12 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

(2) Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertragsverhältnis ist Darmstadt, Deutschland.

(3) Sollte eine Bestimmung dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, so wird dadurch die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt (Salvatorische Klausel). Anstelle der unwirksamen Bestimmung treten, soweit vorhanden, die gesetzlichen Vorschriften.

(4) Vertragsübernahme: Der Anbieter ist berechtigt, die Rechte und Pflichten aus diesem Vertragsverhältnis ganz oder teilweise auf einen Dritten zu übertragen (z.B. im Rahmen eines Unternehmensverkaufs). Der Nutzer wird hierüber mindestens 4 Wochen im Voraus informiert und hat in diesem Fall das Recht, den Vertrag fristlos zu kündigen.